Cuando recibes un manuscrito con cientos de notas al pie desordenadas y debes enviarlo a InDesign en cuestión de horas, unificar el estilo Footnote Text es el paso decisivo que asegura tipografías, interlineados y márgenes coherentes sin sacrificar las referencias numéricas ni los estilos de carácter que aportan énfasis o aclaraciones.

Por qué unificar el estilo Footnote Text antes de maquetar

El flujo Word → InDesign traslada la jerarquía de estilos. Si cada nota hereda fuentes mixtas o espaciados manuales, InDesign interpretará esa heterogeneidad como estilos de párrafo diferentes, duplicará muestras de color y complicará el ajuste fino. Al restablecer Footnote Text:

• Garantizas una sola definición de párrafo para todas las notas.
• Mantienes los números de referencia con el estilo Footnote Reference en subíndice.
• Preservas Emphasis, Strong y otros estilos de carácter que enriquecen la lectura.
• El archivo DOCX o RTF exportado será más ligero y “limpio” para el diseñador.

Pasos rápidos para aplicar Footnote Text a todas las notas al pie

1. Cambiar a Vista Borrador
   En la pestaña Vista, elige Borrador. Así evitas repaginaciones costosas mientras trabajas.
2. Mostrar todas las notas
   Ve a Referencias ▸ Mostrar notas. Word dividirá la ventana y listará cada nota en el panel inferior.
3. Seleccionar todas las notas
   Pulsa Ctrl + A dentro del panel inferior para abarcar cada párrafo de nota.
4. Aplicar el estilo Footnote Text
   Con las notas aún seleccionadas presiona Ctrl + Shift + S, escribe Footnote Text y confirma con Intro. En este paso se elimina la mayor parte del formato directo (fuentes y tamaño), pero los números pierden a veces su subíndice.

Restaurar el estilo Footnote Reference sin dañar los subíndices

El código ^f representa cualquier referencia de nota. Utilízalo en un reemplazo masivo para devolverles su estilo propio:

1. Abre Edición ▸ Reemplazar (Ctrl + H).
2. En Buscar qué escribe ^f.
3. En Reemplazar con escribe ^& (significa “lo mismo que encontré”).
4. Haz clic en Formato ▸ Estilo, selecciona Footnote Reference y pulsa Aceptar.
5. Elige Reemplazar todo. Cada número recuperará automáticamente el subíndice y la fuente definida en el estilo.

Cómo asegurar que los estilos de carácter sobreviven

Word respeta los estilos de carácter superpuestos al aplicar un estilo de párrafo, salvo cuando el párrafo contiene formato directo en más del 50 %. Para blindar tus Emphasis o Strong:

• Selecciona la nota problemática y presiona Ctrl + Espacio para limpiar formato directo de fuente.
• Pulsa Ctrl + Q si también necesitas limpiar sangrías o espaciado.
• Vuelve a aplicar Footnote Text. Los estilos de carácter quedarán intactos porque ahora el párrafo no está «contaminado» por modificaciones manuales.

Limpiar formato directo antes de aplicar estilos

En documentos creados a partir de conversiones PDF o pegados desde la web es habitual que existan saltos de párrafo blandos, dobles espacios y combinaciones inconsistentes de fuente. Emplea estos atajos antes de tocar los estilos:

Acción	Atajo	Resultado
Eliminar formato de fuente	Ctrl + Espacio	Fuente, tamaño y efectos vuelven a los definidos por el estilo.
Restablecer formato de párrafo	Ctrl + Q	Sangrías, espaciado, alineación y viñetas se reinician.
Borrar todo el formato directo	Ctrl + Mayús + N	Se aplica el estilo Normal. Útil antes de definir un estilo nuevo.

Solución automatizada con macro VBA

Para proyectos de gran volumen o actualizaciones recurrentes, encapsula los pasos anteriores en una macro. Copia el siguiente código en el editor VBA (Alt + F11) y ejecútalo:

Sub LimpiaNotasAlPie()
    Dim rngNotas As Range
    Dim nota As Footnote

    Application.ScreenUpdating = False

    For Each nota In ActiveDocument.Footnotes
        Set rngNotas = nota.Range
        rngNotas.Style = "Footnote Text"
    Next

    With Selection.Find
        .ClearFormatting
        .Text = "^f"
        .Replacement.ClearFormatting
        .Replacement.Text = "^&"
        .Replacement.Style = ActiveDocument.Styles("Footnote Reference")
        .Forward = True
        .Wrap = wdFindContinue
        .Format = True
        .Execute Replace:=wdReplaceAll
    End With

    Application.ScreenUpdating = True
    MsgBox "Notas unificadas correctamente.", vbInformation
End Sub

La macro recorre cada nota, asigna Footnote Text y luego ejecuta la búsqueda global de referencias. Puedes vincularla a un botón de la cinta o a un atajo personalizado para agilizar las siguientes entregas.

Diferencias entre Word para Windows y Word para Mac

Los nombres de comandos y combinaciones de teclas cambian mínimamente:

• En Mac, el atajo para el cuadro Aplicar estilo es Ctrl + ⌥ + Cmd + S.
• El diálogo Buscar y reemplazar se abre con ⌘ + Mayús + H.
• La ruta para mostrar notas es Document Elements ▸ Footnotes ▸ Convert.

Aunque la interfaz sea distinta, el método de aplicar estilos de párrafo y buscar ^f funciona idénticamente.

Buenas prácticas antes de exportar a InDesign

Para evitar sorpresas en la maquetación:

1. Redefine los estilos base.
   Asegúrate de que Footnote Text herede de Normal o de un estilo corporativo y de que Footnote Reference tenga subíndice y un tamaño establezado en «Automático» para adaptarse a la nota.
2. Elimina estilos sin usar.
   Ve a Administrar estilos ▸ Recomendar y oculta los innecesarios. Un DOCX con 20 estilos es más fiable que otro con 120 variaciones sin propósito.
3. Guarda como DOCX limpio.
   Evita formatos heredados como DOC o RTF salvo que la editorial lo exija; el contenedor DOCX comprime y almacena definiciones de estilo de forma más robusta.
4. Verifica notas consecutivas.
   Si el autor insertó notas duplicadas, Footnote Numbering ▸ Restart each section puede generar duplicados. Establece Continuous antes de exportar.

Preguntas frecuentes

¿Puedo convertir las notas al pie en notas al final y conservar el formato? Sí. Word mantendrá Footnote Text si convertes a Endnotes. Asegúrate de redefinir Endnote Text y Endnote Reference para que compartan la misma fuente. ¿Qué ocurre si ya exporté y el diseñador detecta notas incoherentes? Repite el proceso en Word, guarda como DOCX y reimporta el texto en InDesign con la opción «Preservar estilos y formatos». InDesign actualizará las notas y respetará las definiciones corregidas. ¿Existe un límite de notas que Word pueda manejar sin colapsar? En pruebas habituales, documentos de hasta 2 000 notas funcionan sin retrasos extremos. Más allá de 5 000, conviene dividir en capítulos para no comprometer el rendimiento.

Conclusión

Restablecer Footnote Text de forma sistemática es la vacuna contra notas al pie con personalidades encontradas. El método manual—Vista Borrador, seleccionar todo, aplicar estilo y buscar ^f—es inmediato; la macro VBA multiplica la productividad en proyectos extensos. Al final, tu documento llegará a InDesign con una base tipográfica sólida, números en subíndice impecables y todos los matices de énfasis que el autor concibió, listos para un flujo editorial sin sobresaltos.