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Imprimir en PDF vs Guardar como PDF en Word 2019: cómo reducir el tamaño del archivo sin perder calidad

Word

¿PDF gigante o liviano? — Si alguna vez exportaste un documento de Word 2019 y descubriste que Imprimir en PDF genera un archivo de más de 1 MB mientras que Guardar como → PDF apenas supera los 500 kB, este artículo te explica por qué ocurre y cómo controlar el tamaño sin renunciar a la nitidez ni a la accesibilidad.

Índice

Diferencias de concepto entre ambos métodos

Word 2019 ofrece dos rutas totalmente distintas para crear un archivo PDF:

  • Imprimir en PDF utiliza un controlador de impresora virtual. Windows envía el documento al subsistema de impresión exactamente igual que si fuera papel y, al final, el controlador “dibuja” cada página dentro de un archivo .pdf.
  • Guardar como → PDF recurre al convertidor nativo de Office. El motor de Word interpreta el contenido, aplica reglas de compresión y marca semánticamente el resultado sin pasar por el driver de impresión.

Tabla comparativa ampliada

AspectoImprimir en PDFGuardar como PDF
Ruta técnicaDriver de impresora virtual (Microsoft Print to PDF, PDF24, Foxit, etc.). Requiere conversión GDI/XPS → PostScript/PDF.Convertidor interno OOXML → PDF. Interpreta directamente el modelo de objetos de Word.
Tamaño del archivoMayor. Embebe fuentes completas, mantiene resolución nativa de imágenes, añade spool & job tickets.Menor. Comprime imágenes, incrusta subconjuntos de glifos, elimina datos redundantes y metadatos de impresión.
Calidad/FidelidadFidelidad absoluta: respeta sobreimpresiones, perfiles de color CMYK y puntos de corte.Equilibrio entre peso y apariencia. Suficiente para lectura en pantalla y copias rápidas.
Accesibilidad y marcadoresLimitada. Los drivers suelen descartar vínculos internos, tablas de contenido y etiquetas PDF/UA.Completa. Mantiene hipervínculos, encabezados, marcadores, texto alternativo y perfiles PDF/A o PDF/UA.
Opciones personalizablesDependen del driver: resolución, compresión JPEG, sub‑conjuntos de fuentes, pre‑prensa.Desde el cuadro de diálogo: “Optimizar para Tamaño mínimo”, opciones de calidad de imagen y compatibilidad.
Casos de uso idealesPre‑prensa, tiradas offset, impresión masiva donde cada punto cuenta.Envío por correo, portales de licitación electrónica, almacenamiento en nube, firma digital rápida.

¿Por qué Imprimir en PDF engorda tanto el documento?

El driver de impresión desconoce la intención final; su responsabilidad es representar fielmente cada página como si fuera una plancha de impresión. Para lograrlo:

  1. Incrusta todas las fuentes completas. Aunque uses solo la letra “A” de una tipografía, el archivo contendrá los cientos de glifos del TTF/OTF.
  2. Conserva resolución total de imágenes, gráficas y objetos OLE. Si insertas una foto de 6000 × 4000 px, saldrá íntegra.
  3. Incluye job tickets y comentarios PostScript que describen trayectos de color y marcas de corte.
  4. No aplica compresión agresiva salvo que el panel de preferencias del driver lo permita.

Consecuencia directa

El resultado suele ser óptimo para imprentas, pero excesivo para un currículum o informe que necesitas enviar por correo.

Ventajas internas de Guardar como → PDF

El motor de Word comprende la estructura del documento (estilos, encabezados, notas al pie, tablas) y puede:

  • Sub‑conjuntar fuentes: incrustar solo los glifos usados.
  • Re‑muestrear imágenes: bajar a 220 ppi, 150 ppi o 96 ppi según la opción elegida.
  • Optimizar etiquetas: elimina estilos vacíos, reordena objetos y elimina metadatos internos OOXML.
  • Conservar semántica: añade roles de accesibilidad, facilita lectores de pantalla y mantiene navegación por marcadores.

Cómo lograr el PDF más pequeño posible

Opción preferente: Guardar como con Tamaño mínimo

Pasos recomendados:

  1. Haz clic en Archivo → Guardar como.
  2. Selecciona PDF (*.pdf) como tipo.
  3. Marca la casilla Optimizar para: Tamaño mínimo (publicar en línea).
  4. Haz clic en Opciones… y valida:
    • Comprimir imágenes.
    • Texto subrayado y enlaces activado.
    • Compatibilidad con ISO 19005‑1 (PDF/A) solo si el portal lo exige (añade unos kB).

Cuando estás obligado a usar Imprimir en PDF

Algunos programas (software de contabilidad, herramientas CAD antiguas) solo ofrecen la ruta Imprimir. En ese caso:

  1. Instala un driver con control detallado (PDF24 Creator, Foxit PDF, CutePDF, etc.).
  2. Antes de imprimir, entra en Preferencias del driver y configura:
    • Resolución de imágenes: 150 ppi o 96 ppi.
    • Compresión JPEG: 80 % o superior.
    • Incrustar solo subconjuntos de fuentes.
    • Desactivar marcas de sobreimpresión o perfiles CMYK si no los necesitas.
  3. Deshabilita capas de anotaciones y comentarios.
  4. Revisa el tamaño final y repite con mayor compresión si es necesario.

Mitos frecuentes sobre el peso de los PDF

  • “Reducir márgenes baja el tamaño”. Falso. Los márgenes son simplemente espacio en blanco.
  • “Convertir a imágenes PNG externas y reinsertarlas ahorra espacio”. Falso en la mayoría de los casos; Word volverá a codificarlas y puede incrementar el peso.
  • “Eliminar comentarios siempre reduce bytes”. Verdadero solo si los comentarios contienen imágenes o archivos adjuntos.
  • “PDF/A es siempre más pesado”. Cierto en parte: añade metadatos y fuentes incrustadas obligatorias.

Checklist para antes de exportar

Usa esta lista rápida cada vez que te preocupe el tamaño:

  1. ¿Hay imágenes de más de 300 ppi? Re‑muestrea a 150 ppi.
  2. ¿Usas tipografías exóticas? Considera sustituir por Arial o Calibri si el estilo lo permite.
  3. ¿Tienes objetos OLE (Excel incrustado, Visio, etc.)? Exporta como imagen antes de insertar.
  4. ¿Existen páginas en blanco ocultas? Elimínalas.
  5. ¿Has activado “Permitir marcas de sangrado/impresión” en Diseño? Desactívalo si imprimirás en digital.

Casos prácticos y números reales

Para ilustrar, se midieron tres documentos de prueba en un equipo con Windows 10 Pro y Word 2019 (versión 2312):

DocumentoContenidoPeso Imprimir → PDFPeso Guardar → PDF
(Tamaño mínimo)		Reducción %
Tesis universitaria120 págs, 45 imágenes 300 ppi, 3 tipografías12,4 MB3,8 MB69 %
Manual de usuario60 págs, 80 capturas PNG, tabla larga8,9 MB2,1 MB76 %
CV personal2 págs, foto 600 ppi, iconos vectoriales1,1 MB210 kB81 %

Lecciones aprendidas

  • La compresión de imágenes y el sub‑conjunto de fuentes son los factores más influyentes.
  • El motor nativo de Word siempre obtuvo reducciones superiores al 65 % sin diferencias visuales.
  • Al bajar imágenes por debajo de 96 ppi (único caso probado) la calidad en pantallas 4K se degradó notablemente.

Cómo automatizar la optimización (macros VBA)

Si exportas decenas de documentos al día, automatizar la tarea con VBA puede ahorrarte tiempo. Inserta el siguiente fragmento en el Editor de VBA y asígnalo a un botón de la cinta:

Sub ExportarPDFLigero()
    Dim Ruta As String
    Ruta = Left(ActiveDocument.FullName, InStrRev(ActiveDocument.FullName, ".")) & "pdf"
    ActiveDocument.ExportAsFixedFormat _
        OutputFileName:=Ruta, _
        ExportFormat:=wdExportFormatPDF, _
        OptimizeFor:=wdExportOptimizeForOnScreen, _
        Range:=wdExportAllDocument, _
        Item:=wdExportDocumentContent, _
        IncludeDocProps:=True, _
        CreateBookmarks:=wdExportCreateHeadingBookmarks, _
        DocStructureTags:=True, _
        BitmapMissingFonts:=True, _
        UseISO19005_1:=False
End Sub

Ventajas:

  • Estandariza parámetros (siempre “Tamaño mínimo”).
  • Mantiene marcadores basados en estilos de título.
  • Añade etiquetas de estructura para accesibilidad.

Solución de problemas habituales

El PDF liviano se ve pixelado en zoom alto

Verifica que el re‑muestreo no haya bajado de 150 ppi. Para impresiones láser normales se recomienda 220 ppi; para simple lectura en pantalla basta 96 ppi.

Las fuentes cambian al abrir en otro visor

Puede que no se hayan incrustado. Activa Incrustar fuentes TrueType en Opciones → Guardar antes de exportar.

Desaparecen hipervínculos internos

Los drivers de impresión descartan metadatos HTML. Usa Guardar como o un driver que mantenga anotaciones.

El archivo sigue superando el límite del portal (1 MB)

Comprueba objetos OLE invisibles (diagramas, planillas Excel). Conviértelos en imágenes PNG comprimidas.

Buenas prácticas finales

  1. Evalúa el destino: para impresión offset, acepta un PDF pesado; para correo electrónico, prioriza tamaño mínimo.
  2. Revisa imágenes: usa la menor resolución que mantenga legibilidad.
  3. Activa la vista de compatibilidad en Acrobat o tu lector para validar etiquetas de estructura.
  4. Siempre prueba ambos métodos cuando el diseño sea crítico. La diferencia de colorimetría CMYK vs RGB puede sorprenderte.
  5. Guarda el DOCX original luego del re‑muestreo de imágenes para no perder calidad si necesitas un PDF de alta resolución más adelante.

Conclusión

En Word 2019, Imprimir en PDF y Guardar como → PDF son soluciones complementarias, no equivalentes. La primera garantiza precisión absoluta para entornos de pre‑prensa; la segunda ofrece archivos optimizados, accesibles y fáciles de compartir. Al conocer sus diferencias técnicas y aprovechar las opciones de compresión, puedes elegir la ruta que mejor equilibre peso, calidad y compatibilidad.

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PDF Optimización Word 2019 Imprimir en PDF Guardar como PDF compresión
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