¿Tu documento de Word se rehúsa a dejar de mostrar cambios y comentarios, y las prisas de publicación aprietan? En esta guía exhaustiva aprenderás a limpiar por completo el control de cambios, quitar anotaciones, desbloquear posibles protecciones y generar un PDF limpio que Amazon KDP –u otra plataforma– aceptará sin problemas.
Resumen del problema
Un único autor activó el control de cambios («Track Changes») para revisar su manuscrito. Al terminar descubrió que:
- El botón Seguimiento no ofrece la opción de desactivarlo.
- Al exportar a PDF siguen apareciendo marcas y globos de comentarios.
- No existen restricciones de edición aparentes ni se recuerda haber bloqueado el seguimiento.
- Amazon KDP rechaza el PDF porque detecta contenido de revisión.
Solución paso a paso
Aceptar o rechazar todos los cambios y detener el seguimiento
- Windows / Microsoft 365‑2016‑2019‑2021
Revisar > Aceptar ▼ > Aceptar todos los cambios y detener seguimiento. - Mac / Microsoft 365‑2019‑2021
Revisar > Aceptar ▼ > Aceptar todos los cambios; a continuación pulsa Seguimiento para que quede desmarcado. - Comprueba el encabezado de Word: si ves la barra roja “Se está realizando un seguimiento de los cambios”, haz clic en No rastrear.
En este punto tu documento debería quedar sin texto tachado ni subrayados de inserción. Si la cinta sigue indicando que el control de cambios está activo, pasa al siguiente bloque.
Eliminar todos los comentarios
- En la pestaña Revisar, pulsa Comentarios > Eliminar ▼ > Eliminar todos los comentarios del documento.
- Si deseas conservar un registro, exporta antes los comentarios: usa Archivo > Guardar como > Filtrar por tipo: Texto sin formato (*.txt). Word insertará cada comentario como línea aparte.
Comprobar y desactivar la protección del documento
- Abre Revisar > Restringir edición. Si el panel muestra que la opción Permitir solo este tipo de edición está habilitada, pulsa Detener protección. Si aparece un cuadro de contraseña, introdúcela. Sin contraseña no será posible desactivar la casilla.
- Verifica asimismo Revisar > Control de cambios ▼ > Bloquear control de cambios. Si aparece marcado, selecciónalo y vuelve a indicar la contraseña para desbloquearlo.
- En entornos corporativos (Microsoft 365 E3/E5) un administrador puede imponer políticas de IRM (Information Rights Management). Si el documento está protegido mediante IRM, un globo amarillo en la barra de título lo indicará; solo el administrador podrá retirar la restricción.
Cerrar todos los paneles de marcas antes de exportar
- Selecciona Revisar > Mostrar para revisión y elige Sin marcas. Esta acción cambia únicamente la vista, no los datos internos, pero conviene para comprobar visualmente que el contenido está limpio.
- Cierra también el Panel de revisiones lateral o inferior; su apertura suele indicar que todavía existen cambios pendientes.
Exportar o guardar sin marcas
- En Windows: Archivo > Exportar > Crear PDF/XPS > Opciones. Marca Documento y verifica que Documento mostrando marcas no esté seleccionado.
- En Mac: Archivo > Guardar como > Formato PDF. Desmarca “Incluir marcas” en el cuadro de diálogo.
- Si usas Archivo > Guardar como → Herramientas > Opciones de guardar, quita la selección de Incluir marcas de revisión.
Consejo: cambia el nombre y la carpeta de destino para no sobreescribir versiones anteriores con marcas.
Verificar el Centro de confianza
No suele producir bloqueos directos, pero ciertos complementos y reglas de privacidad pueden reinsertar información:
- Ve a Archivo > Opciones > Centro de confianza > Configuración del Centro de confianza > Opciones de privacidad.
- Asegúrate de que Quitar información personal… no esté activado antes de limpiar el documento, porque a veces impide modificar propiedades de autoría.
Solución de contingencia si persiste el bloqueo
Copiar y pegar en un documento limpio
- Presiona Ctrl + A para seleccionar todo.
- Manteniendo pulsado Shift, usa la flecha izquierda para excluir la última marca de párrafo (¶). Ese carácter puede arrastrar metadatos de seguimiento.
- Presiona Ctrl + C, crea un documento nuevo (Ctrl + N) y pega con Pegado especial > Mantener formato original.
- Revisa los estilos; a veces se importan marcadores ocultos. Si queda rastro de cambios, repite el procedimiento pero pega como Texto sin formato y vuelve a aplicar estilos.
Macro VBA para limpiar todo en un clic
Para usuarios que manejan Visual Basic for Applications:
Sub LimpiarRevisiones()
With ActiveDocument
.AcceptAllRevisions
.DeleteAllComments
.TrackRevisions = False
End With
End Sub
Guarda el documento tras ejecutar la macro, ciérralo y vuelve a abrirlo para comprobar que no aparezca la barra de seguimiento.
Preguntas frecuentes
¿Por qué Word muestra la opción «Bloquear control de cambios» gris?
Solo aparece activa cuando el documento ya está protegido. Si nadie recuerda haber configurado una contraseña, pudo ocurrir que:
- Se usara una plantilla corporativa con bloqueo predefinido.
- El documento proviniera de Word Online dentro de una biblioteca de SharePoint con IRM.
- Se activó inadvertidamente al pulsar Aceptar mientras se abría el cuadro de diálogo.
¿Word Online permite quitar el bloqueo?
No. Word Online carece de la función para desbloquear. Descarga el archivo, edítalo en la versión de escritorio y vuelve a subirlo.
¿“Quitar información personal al guardar” elimina también el control de cambios?
No. Esa opción solo purga propiedades ocultas (autor, rutas de archivo, etc.). Las marcas de revisión permanecen intactas.
¿Por qué KDP reconoce las marcas aunque no se vean en pantalla?
Si Word genera el PDF con la configuración “Documento mostrando marcas”, los comentarios y cambios van embebidos en el “layer” de anotaciones del PDF. Aun con la vista en Sin marcas, la capa subyacente persiste y KDP la detecta al preprocesar el archivo.
¿Existe un atajo para desactivar el seguimiento?
Sí; Ctrl + Shift + E alterna el modo de seguimiento. Pero si está bloqueado, el atajo no surtirá efecto.
Buenas prácticas para evitar el problema en el futuro
| Acción preventiva | Beneficio |
|---|---|
| Guarda siempre una copia de archivo FINAL.docx sin marcas | Evitas confusiones y sobreescritura |
| Trabaja con “Usuarios sugeridos” en comentarios en vez de cuentas reales | Proteges tu identidad en distribuciones públicas |
| Usa biblias de estilos y plantillas limpias | Reducen el arrastre de metadatos ocultos |
| Desactiva el seguimiento tan pronto aceptes o rechaces cambios | Impedes activaciones accidentales al continuar editando |
| Programa la macro LimpiarRevisiones en un botón de la cinta | Un clic final de seguridad antes de exportar |
Conclusiones
Desactivar el control de cambios en Microsoft Word es normalmente tan simple como aceptar las revisiones y pulsar el botón de seguimiento. Sin embargo, cuando un bloqueo o la configuración de exportación intervienen, las marcas pueden persistir y provocar rechazos en plataformas exigentes como Amazon KDP. Siguiendo la ruta sistemática que hemos detallado —revisión, desbloqueo, depuración, exportación, verificación y, de ser necesario, macro o documento limpio— obtendrás un PDF impecable.
Haz un último control visual: abre el PDF con Acrobat Reader o tu visor favorito, activa “Comentarios” y cerciórate de que esté vacío. Si la lista está en blanco, tu manuscrito está listo para publicarse sin sobresaltos.