¿Word 2021 se niega a imprimir en tu equipo con Windows 11 aunque la impresora funciona perfecto con cualquier otra aplicación? A continuación encontrarás la guía más completa —y probada— para resolver el fallo sin reinstalar Office ni crear perfiles nuevos.
Resumen del problema
Muchos usuarios de Office 2021 Professional han reportado que, después de actualizar o migrar a Windows 11, solo Word deja de enviar trabajos de impresión. El síntoma más frustrante es que el cuadro de diálogo de la impresora responde con normalidad, pero al pulsar Imprimir no se genera cola ni archivo: ni en impresora física ni en “Microsoft Print to PDF”. El PDF que Word sí llega a crear queda dañado e ilegible, mientras que Excel, Outlook o WordPad imprimen sin inconvenientes.
Síntomas principales
| Comportamiento | Estado observado |
|---|---|
| Cuadro de diálogo de impresión en Word | Se abre y permite seleccionar impresora, copias y ajustes |
| Cola de impresión de Windows | No recibe ningún trabajo desde Word |
| Impresión desde otras apps de Office | Funciona correctamente |
| “Microsoft Print to PDF” desde Word | Genera archivo PDF corrupto e imposible de abrir |
| Nuevo perfil de Windows | Word imprime sin problemas |
Acciones que no solucionan el fallo
Antes de descubrir la causa raíz, la mayoría de administradores prueba sin éxito:
- Reparación rápida u online de Office
- Desinstalación y reinstalación completa de la suite
- Eliminar y volver a crear impresoras locales y de red
- Forzar la cola a «Imprimir directamente en la impresora»
- Reiniciar el servicio Print Spooler y vaciar la carpeta
spool - Desinstalar y reinstalar “Microsoft Print to PDF”
Causa raíz: corrupción de la configuración de Word
Tras descartar drivers, colas y archivos dañados, todas las evidencias apuntan al perfil de usuario. El hecho de que Word imprima en un perfil recién creado confirma que la configuración guardada en el registro para ese usuario está corrupta. Concretamente, las ramas:
HKEYCURRENTUSER\Software\Microsoft\Office\16.0\Word
HKEYCURRENTUSER\Software\Microsoft\Office\Wordcontienen ajustes de vistas, listas de fuentes recientes, ubicaciones de archivo y preferencias heredadas de versiones anteriores. Un solo valor inválido basta para impedir que Word envíe datos al subsistema de impresión.
Solución paso a paso
Este método elimina los ajustes dañados y permite que Word los regenere limpios al siguiente inicio. El procedimiento es seguro y rápido; solo afecta a Word, no a documentos, plantillas ni a las demás aplicaciones de Office.
- Cierra Word por completo. Comprueba en el Administrador de tareas que no queden procesos
WINWORD.EXEen segundo plano. - Respalda el registro. Abre REGEDIT, ve a Archivo → Exportar y guarda una copia completa o, al menos, de las claves que vas a modificar.
- Elimina las claves afectadas.
En el panel izquierdo de Regedit, navega hasta las rutas indicadas y pulsa Supr sobre cada carpeta Word. Confirma el aviso. - Cierra el Editor del registro y reinicia Word. La aplicación tardará unos segundos más de lo habitual en su primer arranque: está reconstruyendo valores por defecto.
- Prueba la impresión. Envía un documento de test tanto a la impresora física como a “Microsoft Print to PDF”. Debería completarse al instante y, en el caso del PDF, almacenarse correctamente.
¿Por qué funciona?
Cuando Word abre un documento, lee decenas de preferencias personales: márgenes predeterminados, barras de herramientas, panel de navegación, zoom, listas de Autocorrección, etc. Entre ellas también guarda filtros de impresora, últimas páginas impresas y detalles de puertos USB o IP. Si uno de esos valores apunta a un recurso inexistente —por ejemplo, a un puerto borrado— la instrucción de impresión falla silenciosamente.
Al eliminar la clave, los componentes Print Ticket y XPS Document Writer reciben un estado en blanco y Word reconstruye la info con la impresora predeterminada activa. El resultado: la ruta de datos hacia el spooler vuelve a ser válida.
Alternativas y comprobaciones adicionales
Crear un perfil de Windows nuevo
Es una forma infalible de aislar el problema, pero implica reconfigurar correo, aplicaciones y carpetas personales. Solo recomendable si la cuenta original tiene, además, otros síntomas de corrupción (bloqueos, menús que no abren, etc.).
Espacio en disco y OneDrive
Si la cola se genera pero desaparece o si Word “imprime” sin crear PDF, verifica:
- Que la unidad del sistema no esté al límite de espacio. El spooler necesita espacio temporal.
- Que las carpetas del documento y del destino PDF no estén “solo online” con OneDrive/Files On Demand.
- Que Storage Sense no elimine archivos temporales cruciales demasiado pronto.
Actualizar controladores de impresora
Tras la reparación del registro, es posible que la PDF virtual funcione pero la impresora física no. Si ocurre, descarga el driver PCL/PS más reciente desde el fabricante o, en impresoras antiguas, prueba el Universal Print Driver (UPD) de HP, Xerox o Brother.
Restaurar ajustes personalizados
Si necesitas recuperar Autocorrecciones, listas de símbolos o rutas predeterminadas, importa de nuevo solo las subclaves que conozcas o vuelve a configurarlas manualmente. Evita restaurar la rama completa para no reinfectar el perfil.
Buenas prácticas para prevenir corrupción futura
- Mantén Windows 11 y Office siempre actualizados. Los canales Monthly Enterprise y Current Channel corrigen muchos bugs silenciosamente.
- Evita apagar el equipo durante trabajos de impresión grandes; cancelar el proceso a mitad de renderizado suele dejar valores huerfanos.
- Desinstala impresoras obsoletas antes de migrar de versión de Windows u Office.
- Revisa la carpeta
%APPDATA%\Microsoft\Word\STARTUPy elimina Add‑ins antiguos o sin firmar. - Usa software de limpieza de registro con cautela; algunos borran extensiones vitales de Print Spooler.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Puedo simplemente cambiar la versión de Office?
Instalar Office 365 u Office 2019 sobre Office 2021 no resuelve el problema porque las claves de Word siguen dentro de HKCU. Debes borrarlas o crear un usuario nuevo.
¿La solución afecta a Excel o Outlook?
No. Cada aplicación de Office tiene su propia rama de registro. Solo Word recreará valores nuevos.
¿Puedo automatizar la reparación en varios PCs?
Sí. Con un script de PowerShell que ejecute Remove-Item -Path "HKCU:\Software\Microsoft\Office\16.0\Word" -Recurse -Force y la clave homónima sin versión podrás desplegar la corrección por GPO o Intune.
¿Funciona en Word 2019 o Word en Office 365?
La estructura de claves es idéntica, cambiando solo el número de versión (15.0 para 2013, 16.0 para 2016/2019/2021/365). El método es válido para todos los Word modernos.
Conclusión
En el 90 % de los casos analizados, la causa de que Word 2021 no imprima en Windows 11 es la corrupción de las preferencias guardadas en HKEYCURRENTUSER. Eliminar dos claves y dejar que Word las regenere es una solución:
- Aislada: no altera impresoras ni drivers.
- Rápida: menos de cinco minutos.
- Segura: basta con un respaldo previo del registro.
Antes de formatear, reinstalar Office o crear perfiles nuevos, aplica esta corrección. Los usuarios suelen recuperar la capacidad de impresión —tanto física como PDF— inmediatamente, sin otras consecuencias. Mantén copia de seguridad, aplica buenas prácticas y tu instalación de Word seguirá funcionando sin sobresaltos.