¿Tus viñetas de Word aparecen como cuadros al exportar a PDF en macOS y, para colmo, la opción que sí funcionaba ahora te pide activar Servicios conectados? Aquí tienes un procedimiento completo para generar PDFs limpios, respetar tu privacidad y entender qué está fallando.

Resumen del caso real

En un MacBook Air, al guardar un documento de Word con viñetas en PDF, los puntos se convertían en cuadros “□” salvo si se elegía Optimizar para distribución electrónica. Desde hace poco, esa ruta pide activar Connected Experiences / Servicios conectados por motivos de privacidad. La opción Mejor para imprimir y la ruta del sistema Archivo ▶ Imprimir ▶ PDF ▶ Guardar como PDF vuelven a deformar las viñetas. La meta: exportar correctamente sin activar servicios en la nube.

Qué está pasando realmente

• Motor de exportación “electrónica” y privacidad: la opción Optimizar para distribución electrónica de Word para Mac puede apoyarse en componentes que Microsoft cataloga como servicios conectados. Por ello aparece el aviso para habilitarlos antes de generar el PDF por esa vía.
• Ruta de impresión y subsistema de macOS: Mejor para imprimir y la impresión a PDF del sistema usan el pipeline de impresión de macOS (y el controlador de la impresora predeterminada, incluso aunque no imprimas). En versiones iniciales de macOS Sonoma se observaron fallos que afectaban a listas con viñetas y numeración al imprimir o crear PDFs.
• Fuentes y glifos: ver cuadros “□” casi siempre delata que el PDF no está incluyendo el glifo de la viñeta (o se está sustituyendo por otra fuente sin ese carácter). Esto pasa a menudo cuando las viñetas provienen de Wingdings/Symbol u otras fuentes especiales, o cuando hay cachés de fuentes corruptos.

Solución sin nube paso a paso

Si tu prioridad es no activar servicios conectados, sigue esta secuencia de menor a mayor intervención. Tras cada bloque, genera un PDF de prueba.

Actualizar macOS y Microsoft Office

1. macOS: actualiza a 14.2.1 o superior. Ve a Ajustes del Sistema ▶ General ▶ Actualización de software.
2. Office: actualiza Word a 16.80 o superior. En Word, ve a Ayuda ▶ Buscar actualizaciones (Microsoft AutoUpdate) y aplica todas las actualizaciones.

Estas versiones incluyen correcciones clave en el renderizado de listas, tipografías y compatibilidad con el subsistema de impresión.

Verificar impresora predeterminada y controlador

1. Abre Ajustes del Sistema ▶ Impresoras y escáneres.
2. Comprueba que existe una impresora predeterminada válida. Si no tienes, crea una impresora virtual como predeterminada o añade tu impresora habitual.
3. En la impresora instalada, revisa el tipo de controlador (AirPrint o del fabricante) y actualízalo si hay opción.
4. Si tienes varias impresoras antiguas/desconocidas, elimina las que no uses para evitar que el sistema elija un controlador problemático.

Por extraño que parezca, el controlador predeterminado afecta al PDF generado por la ruta de impresión aunque no vayas a imprimir.

Exportar con la ruta del sistema

1. En Word, abre el documento.
2. Prueba primero Archivo ▶ Guardar como ▶ Formato: PDF y elige Mejor para imprimir.
3. Si sigue fallando, usa Archivo ▶ Imprimir ▶ PDF ▶ Guardar como PDF. Esta vía fuerza el pipeline de impresión del sistema y, con un controlador sano, suele respetar las viñetas.

Reemplazar viñetas por glifos estándar

Si aún ves cuadros, estandariza las viñetas para que el PDF no dependa de fuentes especiales:

1. Selecciona una lista con viñetas.
2. Ve a Inicio ▶ párrafo ▶ desplegable de viñetas ▶ Definir nueva viñeta.
3. Elige Carácter y selecciona la viñeta • (U+2022). Asegúrate de que la fuente sea una del sistema (p. ej., Arial, Helvetica, Times New Roman).
4. Pulsa Aceptar y aplica el cambio al estilo de lista o a Estilo Normal si procede, para extenderlo a todo el documento.

Opcionales equivalentes: ◦ (U+25E6), ▪ (U+25AA). Evita Wingdings, Symbol o tipografías exóticas.

Validar y depurar fuentes

1. Abre Catálogo Tipográfico (Font Book).
2. Usa Archivo ▶ Validar fuentes para revisar familias como Arial, Helvetica, Times New Roman y la fuente que uses para las viñetas.
3. Desactiva o elimina duplicados y fuentes con errores.

Si continúan los síntomas, limpia la caché de fuentes de macOS con precaución:

1. Cierra todas las apps de Office y editores PDF.
2. Abre Terminal y ejecuta: sudo atsutil databases -remove sudo atsutil server -shutdown sudo atsutil server -ping
3. Reinicia el Mac.

Esto obliga a reconstruir las cachés de fuentes que a veces provocan sustituciones erróneas en los PDFs.

Opción con nube de forma controlada

Si te vale activar los servicios solo para esta exportación, sigue:

1. En Word, abre Word ▶ Preferencias ▶ Privacidad.
2. Activa Servicios conectados o la casilla correspondiente al aviso.
3. Exporta con Archivo ▶ Guardar como ▶ PDF ▶ Optimizar para distribución electrónica.
4. Vuelve a Privacidad y desactiva los servicios si quieres restablecer tu configuración.

Esta vía suele producir PDFs ligeros y con etiquetado accesible, pero implica aceptar el uso de componentes conectados durante la exportación.

Alternativas locales sin nube

• Adobe Acrobat Pro: usa la impresora virtual o Crear PDF directamente desde Word. Mantiene gran fidelidad tipográfica y no requiere servicios conectados.
• PDF Expert y similares: imprimen a un driver PDF local. Útil cuando el pipeline de macOS o de Word da problemas.
• Conversión indirecta: imprime a PostScript y procesa con un conversor local (avanzado). Suele ser innecesario si has corregido las viñetas y las fuentes.

Cómo comprobar si tu PDF incluye bien las fuentes

Antes de compartir el archivo, verifica su integridad tipográfica con Vista Previa:

1. Abre el PDF en Vista Previa.
2. Ve a Herramientas ▶ Mostrar inspector y entra en la pestaña Fuentes.
3. Confirma que la fuente de las viñetas aparece en la lista y, preferiblemente, como Incrustada o Incrustada (subconjunto).

Si no aparece, es probable que el PDF esté sustituyendo la viñeta por un glifo genérico, lo que explica los cuadros.

Buenas prácticas para evitar que vuelva a ocurrir

• Plantillas robustas: define estilos de lista con viñetas estándar (• U+2022) en fuentes del sistema. Guarda la plantilla y compártela con tu equipo.
• Evita fuentes especiales en listas: no uses Wingdings, Symbol u otras fuentes con mapeos no Unicode para las viñetas.
• Mantén todo al día: actualiza Office y macOS. Las correcciones de tipografía suelen llegar con parches discretos.
• Control de impresoras: conserva una impresora predeterminada fiable y desinstala dispositivos fantasma.
• Verificación previa: antes de distribuir, abre el PDF en Vista Previa y revisa la sección de Fuentes.

Tabla comparativa de vías de exportación

Método	Privacidad	Cuándo usar	Ventajas	Posibles pegas
Guardar como PDF — Mejor para imprimir	Sin nube	Tras actualizar macOS/Office y sanear controladores	Respeta maquetación si el pipeline está sano	Depende del subsistema de impresión y de la impresora predeterminada
Archivo ▶ Imprimir ▶ PDF ▶ Guardar como PDF	Sin nube	Plan B cuando “Mejor para imprimir” falla	Más control sobre el pipeline del sistema	Puede heredar fallos de controladores antiguos
Optimizar para distribución electrónica	Con nube	Necesitas etiquetado y peso reducido “ya”	Suele generar PDFs ligeros y bien etiquetados	Requiere habilitar Servicios conectados
Impresora PDF de terceros	Sin nube	Entornos con requisitos de privacidad estrictos	Fidelidad alta y control local	Software adicional, licencia en algunos casos

Checklist rápido para casos urgentes

• ✅ macOS 14.2.1+ y Office 16.80+ instalados
• ✅ Impresora predeterminada y driver al día
• ✅ Probar Archivo ▶ Imprimir ▶ PDF ▶ Guardar como PDF
• ✅ Si persiste: usar viñeta • con fuente estándar
• ✅ Como último recurso: activar temporalmente Servicios conectados o usar un creador de PDF local

Preguntas frecuentes

¿Por qué “•” se convierte en “□” solo en PDF?

Porque el PDF final no encuentra el glifo de la viñeta en la fuente declarada, sustituye por una caja de “falta de carácter” y no incrusta la fuente correcta. Suele ocurrir con viñetas definidas en fuentes no Unicode o si la caché de fuentes está corrupta.

¿Cambiar a “• U+2022” no rompe el diseño?

No. Es el carácter estándar de viñeta en Unicode y está presente en las principales fuentes del sistema. Asegúrate de aplicarlo mediante Definir nueva viñeta y, si procede, actualiza el estilo de lista para que afecte a todo el documento.

¿Qué pasa si necesito accesibilidad y etiquetado PDF sin usar servicios conectados?

Genera el PDF por la ruta del sistema y, después, usa una herramienta local (p. ej., Acrobat Pro) para etiquetado, orden de lectura y títulos. Todo se puede hacer offline.

¿Es mejor AirPrint o el driver del fabricante?

Depende del modelo. Si notas anomalías con uno, prueba el otro. Lo importante es que el controlador esté actualizado y no tengas impresoras antiguas “fantasma”.

¿Puedo forzar a Word a incrustar siempre las fuentes?

Word para macOS no ofrece un control tan granular como en Windows. Por eso es clave usar fuentes del sistema y viñetas Unicode, y verificar las Fuentes del PDF en Vista Previa.

¿Y si el documento viene de Windows y usa Wingdings?

Es frecuente. Sustituye las viñetas por • en una fuente estándar y, si hay símbolos decorativos, reemplace por equivalentes Unicode. Te evitarás sorpresas en PDF y en equipos que no tengan la misma fuente.

Guía exprés para equipos

• Incluye en tus plantillas corporativas estilos de lista basados en • U+2022 con Arial/Helvetica/Times.
• Prohíbe viñetas basadas en Wingdings/Symbol.
• Documenta dos rutas de exportación: Imprimir ▶ Guardar como PDF (sin nube) y Optimizar para distribución electrónica (con nube, bajo política).
• Revisa trimestralmente actualizaciones de macOS y Office.
• Establece un procedimiento de verificación de fuentes en Vista Previa antes de publicar.

Conclusión

Cuando las viñetas se convierten en cuadros en el PDF, no es “mala suerte”: es un síntoma claro de problemas de fuente o del pipeline de impresión. Siguiendo la ruta sin nube —actualizar macOS y Office, sanear la impresora predeterminada, estandarizar viñetas a • U+2022 y exportar por Imprimir ▶ Guardar como PDF— podrás generar PDFs impecables sin activar Servicios conectados. Si priorizas la velocidad o necesitas etiquetado inmediato, la ruta con nube es una alternativa válida siempre que controles cuándo se activa. Y si tu entorno exige máxima privacidad, una impresora PDF local cierra el círculo con fidelidad tipográfica y cero dependencia de servicios en la nube.

Recuerda: antes de enviar tu documento, abre el PDF en Vista Previa y comprueba que las fuentes están incrustadas. Es el paso de verificación que ahorra la mayoría de dolores de cabeza.