Si el espacio de tu OneDrive académico pasó repentinamente de 1 TB a 100 GB, no estás solo. Desde marzo 2024 Microsoft cambió la forma de calcular el almacenamiento para instituciones educativas, y muchos centros migraron a licencias con cupo menor. A continuación encontrarás las razones detalladas y los pasos concretos para recuperar o ampliar tu cuota sin perder datos.

Qué ha ocurrido exactamente

Por años, la mayoría de universidades aprovechó licencias Microsoft 365 A3 o A5, que incluían 1 TB de OneDrive por estudiante. Con la nueva política de almacenamiento conjunto (storage pooled model), Microsoft otorga un bloque global de capacidad al inquilino educativo y fija cuotas individuales de 100 GB para quienes solo poseen licencias gratuitas A1. Si tu centro bajó de A3/A5 a A1 o agotó el bloque asignado, tu límite personal se recorta en automático.

Principales causas del recorte

• Migración de licencias: muchas universidades con presupuesto ajustado han degradado de A3/A5 (pago) a A1 (sin coste). La licencia A1 solo garantiza 100 GB por usuario.
• Nuevo modelo pooled (2024): Microsoft asigna 100 TB base + 50 GB por licencia de pago. Si el almacenamiento total del inquilino se acerca al tope, el sistema reduce los cupos personales hasta balancear el consumo.
• Fin de la promoción COVID‑19: durante la pandemia, Microsoft amplió provisionalmente el almacenamiento. Al expirar la promoción, se restaura la cuota estándar de la licencia vigente.
• Ajustes del administrador TI: los responsables del tenant pueden modificar manualmente los límites para optimizar espacio o responder a cambios de matrícula.

Cómo comprobar tu cuota actual

1. Inicia sesión en portal.office.com con tu correo institucional.
2. Haz clic en el lanzador de aplicaciones (icono de cuadrícula) y elige OneDrive.
3. Dentro de OneDrive, abre el menú ⚙️ Configuración → Más configuraciones de OneDrive.
4. Selecciona Métricas de almacenamiento. Verás tu uso actual, espacio total y archivos más grandes.

Estrategias para recuperar o ampliar tu almacenamiento

Contacto inmediato con el soporte universitario

Solo el administrador del inquilino puede re‑asignar licencias o comprar almacenamiento adicional. Envía una solicitud formal explicando:

• Tu rol (estudiante activo, becario, investigador, etc.).
• Tu necesidad justificada (p. ej., proyectos de laboratorio que exceden 100 GB).
• Cómo afecta el recorte a tus actividades académicas.

Actualizar a licencias de pago (A3/A5)

Algunos centros ofrecen la actualización a un coste simbólico o gratuita para estudiantes activos. Beneficios clave:

• 1 TB de OneDrive garantizado.
• Aplicaciones de escritorio (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) con instalación local.
• Funciones de seguridad y colaboración avanzadas (Intune, Viva, Audio Conferencing, etc.).

Adquirir bloques de almacenamiento extra

Si la universidad mantiene A1 pero permite compras puntuales, el área TI puede contratar paquetes de 10 GB adicionales por usuario o aumentar el pool global. Pregunta por:

• Costo por GB y forma de facturación (anual o mensual).
• Duración mínima del contrato y prorrateo en caso de baja.
• Posibilidad de compartir el coste entre varios departamentos o proyectos.

Plan personal Microsoft 365

Como alternativa rápida, puedes contratar Microsoft 365 Personal o Family con 1 TB por cuenta Microsoft privada. Luego:

1. Sincroniza tu OneDrive institucional y tu OneDrive personal en el mismo PC.
2. Arrastra los archivos excedentes del primero al segundo.
3. Configura carpetas de respaldo selectivo para no duplicar datos.

Inconveniente: los archivos migrados quedarán fuera del dominio universitario; revisa si inflige políticas de privacidad o propiedad intelectual del proyecto.

Solicitar almacenamiento departamental o SharePoint

Para trabajos colaborativos, tu facultad puede crear un sitio SharePoint con cuota independiente. Las bibliotecas de documentos de SharePoint no computan dentro de tu 100 GB personal.

Alternativas de respaldo y migración

Opción	Capacidad gratuita	Ventajas	Desventajas
Google Drive (cuenta @gmail)	15 GB	Integración con Google Docs; migración sencilla vía Google Takeout	Espacio limitado; cifrado menos granular que OneDrive
Dropbox Basic	2 GB	Sincronización muy estable; historial de versiones	Cuota pequeña; aumento por referidos lento
Mega	20 GB	Cifrado extremo a extremo; 5 GB extra por achievements	Límites de transferencia diaria; interfaz menos integrada con Office
NAS local + rclone	Dependiente del disco	Control total; sin cuotas en la nube; velocidades LAN	Necesita hardware propio; sin acceso desde fuera sin VPN

Buenas prácticas para no volver a sobrepasar la cuota

• Clasifica y depura: usa la vista Archivos grandes de OneDrive para eliminar ISO, instaladores y vídeos crudos innecesarios.
• Comprensión y deduplicación: comprime carpetas de proyectos antiguos y elimina duplicados con herramientas como WinMerge o FreeFileSync.
• Política de retención por carpetas: define qué debe mantenerse a largo plazo (documentos, datasets) y qué puede quedarse solo a corto plazo.
• Versionado consciente: OneDrive guarda hasta 500 versiones de cada archivo; si trabajas con archivos pesados evita guardar cambios sólo para “revisar color”.
• Almacenamiento colaborativo: para proyectos grupales sube los datos a SharePoint o Teams, no a tu OneDrive personal.

Preguntas frecuentes

¿Perderé mis archivos si supero los 100 GB?
No se eliminan de inmediato. OneDrive entra en modo solo lectura: bloquea cargas nuevas y ediciones hasta que bajes el consumo o amplíes la cuota.

¿Cuánto tiempo tengo antes de que Microsoft borre mis datos?
Generalmente 30 días tras la notificación de sobrecupo, aunque el plazo depende de la política del tenant. Pasado el límite, Microsoft puede eliminar contenido para recuperar espacio.

¿El soporte de Microsoft puede subir mi cuota directamente?
No. Cualquier cambio de almacenamiento lo gestiona el administrador del inquilino educativo.

¿Puedo fusionar mi OneDrive institucional con uno personal?
No es posible fusionar cuentas, pero puedes sincronizar ambas en el mismo dispositivo y mover archivos como si fueran carpetas locales.

¿Es legal pasar datos académicos a un servicio personal?
Consulta la normativa de tu universidad. Algunas investigaciones financiadas con fondos públicos deben permanecer en servidores institucionales.

Conclusión

La reducción de 1 TB a 100 GB en cuentas universitarias de OneDrive resulta de cambios de licencias y de la nueva política de almacenamiento compartido de Microsoft. El recorte es reversible si tu centro opta por licencias A3/A5 o compra bloques adicionales, pero depende de la gestión interna. Mientras tanto, evalúa estrategias de respaldo, depuración y migración para que tus proyectos no se bloqueen. Un diálogo proactivo con el servicio TI y la adopción de buenas prácticas de gestión de archivos serán clave para mantener la continuidad de tu trabajo académico.