¿Tus correos no se mueven al Archivo en línea en Exchange Online aunque el archivo esté habilitado y el buzón no esté lleno? Esta guía práctica explica cómo funciona el archivado automático (MRM/MFA), cómo configurarlo paso a paso y cómo solucionar casos en los que OWA “mueve” sin efecto.
Síntomas y contexto
El escenario típico combina varios indicios:
- El buzón principal crece y no se vacía hacia el Archivo en línea pese a tenerlo habilitado.
- Existen carpetas con cuatro o cinco años de correos que nunca han sido archivados.
- En Outlook en la web (OWA) algunos movimientos manuales parecen completarse, pero al refrescar la vista los mensajes siguen en su ubicación anterior.
La buena noticia: casi siempre se trata de una configuración incompleta de MRM (Messaging Records Management) o de un ciclo pendiente del Managed Folder Assistant (MFA). Con una verificación ordenada y, si hace falta, un empujón con PowerShell, el archivo vuelve a funcionar.
Cómo funciona el archivado automático en Exchange Online
El movimiento automático de elementos al Archivo en línea no lo realiza el cliente de Outlook; lo ejecuta el servicio de Exchange mediante el Managed Folder Assistant (MFA), que aplica las etiquetas de retención definidas en una directiva de retención. Solo las etiquetas con acción “Mover a archivo” provocan el traslado al Archivo en línea. Sin una etiqueta de ese tipo aplicada al buzón, a una carpeta o a un elemento, nada se moverá.
Managed Folder Assistant
El MFA recorre los buzones de forma periódica. Cuando detecta elementos cuya edad de retención supera el umbral de una etiqueta “Mover a archivo”, los traslada al archivo manteniendo la estructura de carpetas bajo demanda. Si el proceso no ha corrido en un tiempo o se han hecho cambios de configuración, es razonable forzarlo con un comando para acelerar el resultado.
Etiquetas y directivas MRM
- Etiquetas predeterminadas de retención: se aplican por defecto al buzón (p. ej., “Mover a archivo a 2 años”).
- Etiquetas de carpeta: diseñadas para carpetas específicas del sistema (p. ej., Bandeja de entrada, Elementos enviados).
- Etiquetas personales: el usuario puede asignarlas a carpetas o mensajes concretos (p. ej., “Mover a archivo a 1 año”).
- Directiva de retención: conjunto de etiquetas que se asigna a uno o más buzones; sin esta asignación, las etiquetas no se aplican.
Edad de retención
La edad se calcula normalmente desde la fecha de recepción (para correos) o de creación (para borradores u otros tipos). Mover un mensaje entre carpetas no reinicia su edad de retención.
| Tipo de elemento | Punto de partida de la edad | Comentario |
|---|---|---|
| Correo | Fecha/hora de recepción | Es el caso más habitual y el objetivo del archivado. |
| Borradores | Fecha de creación | Si nunca se envía, puede moverse al archivo según etiqueta. |
| Calendario, Contactos, Tareas | No aplican por defecto | Por diseño, estas clases no se mueven con etiquetas estándar de “Mover a archivo”. |
Pasos recomendados
En la práctica, resolver el problema pasa por tres frentes: confirmar que hay etiquetas de “Mover a archivo”, asegurar que la directiva correcta está asignada al buzón y ejecutar el MFA para procesar los cambios sin esperar a su ciclo natural.
Revisar o crear etiquetas “Mover a archivo”
- Comprueba que existen etiquetas del estilo “Archivar a 1 año”, “Archivar a 2 años”, etc.
- Si no existen, créalas como etiquetas de retención MRM con la acción MoveToArchive y el periodo deseado.
Actualizar la directiva de retención
- Edita la directiva de retención que se usará para el buzón y agrega las etiquetas “Mover a archivo”.
- Verifica que no haya etiquetas contradictorias (p. ej., “Nunca mover/eliminar”) que se apliquen a la misma carpeta.
Asignar la directiva al buzón afectado
- Establece la directiva en el buzón del usuario afectado.
- Espera al ciclo del MFA o lánzalo manualmente para ver el efecto de inmediato.
Forzar el procesamiento con PowerShell
Usa los siguientes comandos para validar y ejecutar el proceso en el buzón afectado:
Connect-ExchangeOnline
Comprobar el estado actual del buzón y su retención
Get-Mailbox -Identity [usuario@dominio.com](mailto:usuario@dominio.com) \`
\| fl RetentionPolicy, ArchiveStatus, RetentionHoldEnabled
(Si hace falta) asignar la directiva correcta
Set-Mailbox -Identity [usuario@dominio.com](mailto:usuario@dominio.com) -RetentionPolicy "Nombre de la directiva"
Lanzar el proceso de archivado ahora (sin esperar al ciclo automático)
Start-ManagedFolderAssistant -Identity [usuario@dominio.com](mailto:usuario@dominio.com) Verificar el resultado
Tras ejecutar el MFA:
- Abre el Archivo en línea en Outlook/OWA y comprueba la aparición progresiva de carpetas bajo demanda.
- Valida que los elementos cuya edad supera el umbral de la etiqueta ya no estén en el buzón principal.
- Si el volumen es alto, el movimiento puede darse en oleadas; repite el comando tras cambios de etiquetas.
Ajustes por usuario y por carpeta
Cuando determinadas carpetas conservan años de correo, conviene aplicar una etiqueta personal directamente a esa carpeta para forzar el “Mover a archivo” con el plazo deseado.
- En Outlook/OWA: clic derecho en la carpeta → Asignar directiva → elige “Mover a archivo (X años)”.
- Esto sobrescribe la etiqueta predeterminada y acelera la salida al Archivo en línea en la siguiente ejecución del MFA.
- Recuerda que la estructura del archivo se crea cuando se mueve el primer elemento a cada carpeta; no esperes ver la carpeta en el archivo antes de que algo llegue ahí.
Resolución de problemas frecuentes
Carpeta que no aparece en el Archivo en línea
- Es normal: se crea automáticamente cuando el primer elemento es movido hacia esa ruta en el archivo.
- Comprueba que exista al menos un elemento con edad de retención que cumpla la etiqueta aplicada.
Correos antiguos que no se mueven
- La carpeta puede tener una etiqueta “Nunca mover/eliminar” que anula el archivado → reemplázala por una etiqueta “Mover a archivo”.
- El buzón puede estar en RetentionHoldEnabled = True (pausa de retención) → desactívalo si procede.
- La directiva asignada quizá no contiene etiquetas aplicables al tipo de elemento o carpeta → incluye etiquetas correctas y ejecuta el MFA.
Movimiento manual en OWA que parece completar pero no cambia
- Prueba con lotes más pequeños (cientos en lugar de miles).
- Actualiza la vista, desactiva temporalmente la Vista por conversación y vacía la caché del navegador.
- Verifica que el Archivo en línea está accesible y con cuota disponible.
- Prueba desde Outlook para Windows/Mac; recuerda que el movimiento real lo realiza el servidor.
Carpetas con cuatro o cinco años de correos pese a una etiqueta “1 año”
- Revisa si la carpeta tiene una etiqueta propia que esté anulando la predeterminada.
- Aplica una etiqueta personal “Mover a archivo (1 año)” directamente a esa carpeta y lanza el MFA.
Impacto de retenciones legales y otras retenciones
- Retention Hold: pausa las acciones de MRM; mientras esté activo, el MFA no moverá ni eliminará según etiquetas.
- eDiscovery/Litigation Hold: suele bloquear eliminaciones, pero no necesariamente el movimiento a archivo; valida el comportamiento en tu entorno y política.
Capacidad y cuotas
- El Archivo en línea tiene cuota separada del buzón principal.
- Comprueba que el archivo esté habilitado en el buzón.
- Si tu suscripción lo contempla, activa la ampliación automática del archivo para crecer por encima de la cuota inicial.
Lista de verificación
- ¿Existen etiquetas MRM con acción “Mover a archivo” y periodos adecuados?
- ¿La directiva de retención que las incluye está asignada al buzón en cuestión?
- ¿El buzón no está en RetentionHoldEnabled = True?
- ¿La carpeta problemática no tiene etiquetas “Nunca mover/eliminar” que discrepen?
- ¿Has ejecutado
Start-ManagedFolderAssistanttras los cambios? - ¿Hay cuota disponible en el Archivo en línea?
Tabla de diagnóstico rápido
| Síntoma | Causa probable | Cómo comprobar | Acción sugerida |
|---|---|---|---|
| No se mueven correos antiguos | Sin etiqueta “Mover a archivo” aplicable | Revisar etiquetas/directiva del buzón | Crear/añadir etiqueta y asignar directiva; ejecutar MFA |
| Movimientos manuales “fantasma” en OWA | Desfase de vista o volumen demasiado grande | Refrescar, probar desde Outlook, lotes pequeños | Reintentar por lotes; confirmar cuota del archivo |
| Carpetas con años de correos | Etiqueta de carpeta que anula la predeterminada | Ver “Asignar directiva” en la carpeta | Aplicar etiqueta personal de archivo a la carpeta y ejecutar MFA |
| Sin cambios pese a configurar MRM | RetentionHold activo | Get-Mailbox | fl RetentionHoldEnabled | Desactivar RetentionHold y ejecutar MFA |
| Archivo no visible | Estructura creada bajo demanda | Comprobar tras el primer movimiento | Esperar al primer traslado o mover un elemento de prueba |
Buenas prácticas
- Define etiquetas de archivo con plazos razonables para balancear acceso reciente y almacenamiento histórico.
- Incluye siempre una etiqueta predeterminada “Mover a archivo” en la directiva para cubrir carpetas sin etiqueta específica.
- Evita mezclar muchas etiquetas personalizadas con propósitos similares; simplifica para reducir conflictos.
- Documenta qué carpetas tienen etiquetas de excepción y por qué.
- Educa a los usuarios: “mover entre carpetas no reinicia la edad de retención”.
Ejemplos de directivas eficaces
| Etiqueta | Acción | Periodo | Aplicación típica |
|---|---|---|---|
| Archivar a 1 año | MoveToArchive | 365 días | Carpetas de alto volumen como Bandeja de entrada |
| Archivar a 2 años | MoveToArchive | 730 días | Elementos enviados |
| Nunca mover | Personal | N/A | Carpetas críticas que deben permanecer en el buzón principal |
Apéndice de PowerShell útil
Además del bloque principal, estos comandos ayudan a auditar configuración y volumen:
# Ver etiquetas de retención disponibles
Get-RetentionPolicyTag | ft Name, Type, RetentionAction, AgeLimitForRetention
Ver directivas y sus etiquetas asociadas
Get-RetentionPolicy | select Name,RetentionPolicyTagLinks
Confirmar que el Archivo en línea está habilitado
Get-Mailbox -Identity [usuario@dominio.com](mailto:usuario@dominio.com) | fl ArchiveStatus, ArchiveQuota, ArchiveWarningQuota
Estadísticas del buzón y del archivo
Get-MailboxStatistics -Identity [usuario@dominio.com](mailto:usuario@dominio.com) | fl TotalItemSize, ItemCount
Get-MailboxStatistics -Identity [usuario@dominio.com](mailto:usuario@dominio.com) -Archive | fl TotalItemSize, ItemCount
Carpetas con más elementos en el archivo
Get-MailboxFolderStatistics -Identity [usuario@dominio.com](mailto:usuario@dominio.com) -Archive ` | sort ItemsInFolder -Descending`
\| select -First 10 Name, FolderPath, ItemsInFolder Preguntas frecuentes
¿Outlook en sí mueve automáticamente al Archivo en línea?
No. El movimiento es del lado del servidor, a cargo del MFA. El cliente solo refleja el resultado.
¿Puedo ver inmediatamente las carpetas en el archivo?
La estructura se crea cuando llega el primer elemento a cada carpeta en el archivo. Antes de eso, no aparecen.
¿Cambiar un mensaje de carpeta reinicia su edad de retención?
No. La edad se basa en la fecha de recepción/creación.
¿Qué ocurre si mi buzón está en RetentionHold?
Se pausan las acciones de MRM. Retira el hold si procede y ejecuta el MFA.
¿Por qué algunos elementos no se mueven nunca?
Tipos como calendario, contactos o tareas no se mueven con etiquetas estándar de archivo. El enfoque debe centrarse en correo.
Resultado esperado
Con etiquetas de “Mover a archivo” vigentes, la directiva de retención asignada y el Managed Folder Assistant ejecutado (manual o automáticamente), los mensajes que cumplan la edad configurada se moverán al Archivo en línea sin intervención adicional. Este comportamiento es estable y escalable incluso en buzones de gran tamaño, siempre que la cuota del archivo sea suficiente y no existan holds que pausen MRM.
Resumen accionable
- Revisa o crea etiquetas MRM “Mover a archivo” (1 año, 2 años, etc.).
- Inclúyelas en la directiva de retención y asigna la directiva al buzón.
- Comprueba RetentionHold y etiquetas que anulen el archivado.
- Ejecuta
Start-ManagedFolderAssistanty verifica los movimientos. - Aplica etiquetas personales a carpetas específicas si persisten excepciones.