Muchas organizaciones necesitan cuentas de “recepción” que varios empleados puedan gestionar sin asumir el coste de licencias completas. En Microsoft 365 existen varias fórmulas para conseguirlo manteniendo la trazabilidad de quién respondió cada mensaje en cada momento.
Resumen de la pregunta
La empresa va a migrar a Microsoft 365 y desea conservar varias direcciones genéricas (ventas@, soporte@, info@, etc.) accesibles por distintas personas. El reto es evitar pagar una licencia completa por cada buzón sin perder visibilidad sobre la actividad de los correos enviados y recibidos.
Opciones de licenciamiento
| Opción | ¿Requiere licencia? | Capacidad | Uso y consideraciones |
|---|---|---|---|
| Buzón compartido (Shared Mailbox) | No, mientras el buzón no supere 50 GB | 50 GB (ampliable a 100 GB si se asigna licencia) | Varios usuarios envían y reciben con la misma dirección. Perfecto para escenarios de «buzón de oficina». Los usuarios necesitan su propia licencia de Microsoft 365, pero el buzón compartido en sí no consume ninguna extra. No permite inicio de sesión directo; se accede mediante permisos “Enviar como” o “Enviar en nombre de”. |
| Exchange Online (Plan 1) | Sí, pero solo del servicio de correo | 50 GB | Buzón independiente con credenciales propias. Más económico que una licencia de productividad completa. Compatible con automatizaciones que requieran autenticación directa (Power Automate, apps de terceros, SMTP). |
| Microsoft 365 Business Basic | Sí | 50 GB + aplicaciones web | Añade Teams, OneDrive y Office online. Útil si la cuenta necesita colaborar en documentos o programar reuniones. Precio intermedio: algo mayor que Exchange Online (Plan 1) pero muy inferior a Business Standard. |
Buzón compartido en detalle
El buzón compartido es la pieza clave para reducir costes porque:
- No consume licencia mientras se mantenga por debajo de 50 GB.
- Permite enviar como para que el destinatario vea la dirección genérica y no la personal del empleado.
- Almacena una copia de los correos enviados (Sent Items Copy), de modo que todos tengan visibilidad de quién respondió y cuándo.
- Puede delegarse a grupos de Microsoft 365 para simplificar la asignación de permisos.
- Se puede convertir de buzón de usuario a compartido sin pérdida de información —ideal en migraciones.
Limitaciones importantes:
- Sin credenciales propias: no es apto si un sistema externo debe iniciar sesión con usuario y contraseña.
- Tamaño máximo de 50 GB; si se excede, la plataforma exigirá asignar licencia para seguir creciendo.
- No dispone de bandeja de salida independiente en Outlook móvil —los mensajes enviados se almacenan en la carpeta del usuario salvo que se habilite la función desde PowerShell o el centro de administración.
Exchange Online Plan 1
Cuando se necesita autenticación directa (por ejemplo, un conector SMTP en un escáner multifunción o un flujo de Power Automate que envía correos) la solución es asignar una licencia básica de Exchange:
- Incluye webmail completo y compatibilidad con Outlook.
- No proporciona Teams, OneDrive ni aplicaciones de Office.
- Precio ajustado: en muchos mercados cuesta menos de un tercio que la licencia Business Standard.
- Puedes habilitar autenticación moderna (OAuth 2.0) y SMTP AUTH, así como directivas de acceso condicional.
Microsoft 365 Business Basic
Resulta adecuada cuando el buzón «genérico» va a:
- Almacenar y compartir archivos en OneDrive o SharePoint.
- Alojar reuniones de Teams (por ejemplo, un buzón “eventos@” que envía invitaciones).
- Necesitar acceso a versiones web de Word, Excel o PowerPoint.
Sigue siendo más económica que una licencia Business Standard y, en la mayoría de los países, sólo ligeramente superior al coste de Exchange Online Plan 1.
Estrategia recomendada paso a paso
- Auditar los buzones actuales. Exporta un informe de tamaño para confirmar que ninguno supera 50 GB. Si alguno lo hace, planifica archivado o limpieza antes de la conversión.
- Convertir a buzones compartidos. Durante la migración a Microsoft 365, usa el centro de administración de Exchange o PowerShell (
Set-Mailbox -Type Shared) para trasformar las cuentas elegidas. - Asignar permisos. Crea un grupo de seguridad “Ventas Shared” o similar y dale acceso Full Access y Send As. Así sólo hay que añadir o quitar miembros del grupo.
- Configurar la copia en elementos enviados. Habilita MessageCopyForSendOnBehalfEnabled y MessageCopyForSentAsEnabled para asegurar la visibilidad.
- Aplicar retención y archivado. Una etiqueta de retención de 3–5 años combinada con archivado en línea (si cuentas con licencias adecuadas) impedirá que el buzón crezca sin control.
- Licenciar casos especiales. Para flujos automáticos, bots de chat o dispositivos de red que necesiten usuario/contraseña, contrata Exchange Online Plan 1.
- Revisar periódicamente. Programa informes trimestrales de tamaño y actividad para evitar sorpresas de cuota.
Buenas prácticas de administración
Más allá de la mera configuración, es fundamental instaurar políticas de uso para garantizar la eficiencia y la seguridad:
- Nomenclatura coherente (ej. “MBXSHAREDSoporte”): ayuda a la búsqueda y a los informes.
- Automatización de alta/baja de permisos: integra grupos con procesos de RR. HH. para evitar accesos obsoletos.
- MFA en todos los usuarios: los atacantes apuntan a cuentas con permisos amplios.
- Etiquetas de confidencialidad si el buzón maneja datos sensibles.
- Alertas de actividad inusual: habilita alertas cuando un buzón envía más de X correos en Y minutos.
Automatización y aplicaciones de terceros
Si necesitas que una aplicación externa envíe correos con la cuenta genérica:
- Asigna Exchange Online Plan 1 al buzón.
- Crea un app registration en Azure AD con permisos Mail.Send y otórgale «enviar en nombre» del buzón.
- Configura el escáner o la aplicación para usar OAuth 2.0 en lugar de SMTP AUTH tradicional; reducirás el riesgo de contraseñas comprometidas.
Seguridad y cumplimiento
Incluso los buzones sin licencia están sujetos a:
- eDiscovery y auditoría avanzada (si tu tenant tiene las licencias apropiadas).
- Etiquetas de retención configuradas a nivel de organización.
- Políticas de prevención de pérdida de datos (DLP) cuando envían o reciben información sensible.
Recuerda que, si conviertes un buzón de usuario a compartido, las retenciones existentes siguen aplicándose. Verifica que no existan tags con “DoNotDelete” si necesitas controlar el crecimiento.
Control de costes y optimización
Un escenario típico con 8 buzones de oficina puede ilustrar la diferencia:
| Modelo | Buzones compartidos | Buzones con licencia Exchange Plan 1 | Costo estimado mensual* |
|---|---|---|---|
| 100 % licencias Business Standard | 0 | 8 | ≈ 96 € |
| Mixto (6 compartidos + 2 Plan 1) | 6 | 2 | ≈ 24 € |
| Todo compartido | 8 | 0 | 0 € |
*Supone un precio de 12 € por Exchange Online Plan 1; puede variar por región.
La segunda opción ahorra un 75 % manteniendo dos licencias para necesidades de autenticación directa. El ahorro anual se multiplica con el número de buzones y es uno de los argumentos más poderosos a la hora de justificar la arquitectura.
Preguntas frecuentes
¿Puedo aplicar firmas de correo centralizadas?
Sí. Soluciones como el Exchange Transport Rule o servicios de terceros insertan firmas incluso en correos salientes de buzones compartidos.
¿Qué pasa si el buzón compartido supera 50 GB?
No se bloquea de inmediato, pero entra en modo de sólo aumento. Deberás asignar una licencia o reducir tamaño antes de enviar/recibir más correo.
¿Outlook móvil muestra la carpeta de enviados del buzón compartido?
Actualmente almacena los elementos en la cuenta personal, aunque Microsoft está introduciendo mejoras. La configuración de copia en elementos enviados mitigará el problema.
¿Los buzones compartidos consumen espacio de OneDrive?
No. Sólo almacenan correo; no disponen de espacios de archivos ni de SharePoint propios.
¿Puedo migrar un buzón compartido desde otro proveedor IMAP?
Sí, pero conviene importarlo primero como buzón normal para después convertirlo. Así aprovechas las herramientas de migración de Exchange.
Conclusión
La combinación de buzones compartidos y planes ligeros de Exchange ofrece una senda clara para reducir costes sin sacrificar funcionalidad ni trazabilidad. Convertir, licenciar sólo lo imprescindible y aplicar buenas prácticas de administración permitirá a la organización mantener sus direcciones genéricas bajo control financiero y operativo.