Si tu objetivo es que tres personas puedan trabajar al mismo tiempo por Escritorio remoto sobre un servidor con Windows Server 2022, lo más rentable y flexible es licenciar a cada persona con una User CAL de Servicios de Escritorio remoto (RDS). De esta forma cada usuario podrá conectarse desde cualquier dispositivo presente o futuro y el pago se realiza una única vez por versión.
Resumen rápido
- Opción recomendada: adquirir 3 User CAL para RDS 2022.
- Coste aproximado: 220 USD por CAL × 3 = 660 USD (pago único por la vida útil de Windows Server 2022).
- Ventaja clave: cada persona queda autorizada a usar cualquier PC, portátil, tableta o móvil, sin comprar licencias extra por equipo.
- Cuándo elegir Device CAL: solo compensa si varios usuarios comparten un único terminal físico ―algo típico en puestos fijos de fábrica o recepción―, lo que no se ajusta al caso planteado.
¿Qué es una CAL de Servicios de Escritorio Remoto?
Las Client Access Licenses (CAL) no son software: son derechos de acceso que complementan la licencia base de Windows Server. En el rol de Remote Desktop Services (anteriormente Terminal Services) hay dos ediciones de CAL:
- User CAL: licencia a la persona. Con un único derecho el usuario puede abrir múltiples sesiones concurrentes, desde cualquier equipo local o remoto, físico o virtual.
- Device CAL: licencia al dispositivo concreto. Cualquier número de personas puede iniciar sesión desde ese equipo, pero la licencia no se “mueve” si se cambia de ordenador o se conecta desde casa.
En ambos casos las CAL se asignan de forma permanente (90 días para Device o hasta que el administrador las revoca en User) y se registran en un Licensing Server activado frente a Microsoft.
Diferencias clave entre User CAL y Device CAL
| Característica | User CAL | Device CAL |
|---|---|---|
| Licencia | Por persona única | Por equipo único |
| N.º de equipos cubiertos | Ilimitados para ese usuario | Uno |
| N.º de usuarios cubiertos | Uno | Ilimitados en ese equipo |
| Escenarios típicos | Teletrabajo, BYOD, movilidad | Kioscos, terminales compartidos |
| Escalabilidad | Crece con la plantilla | Crece con los puestos fijos |
| Gestión | Más sencilla si los usuarios son estables | Más sencilla si los equipos son estables |
Cálculo de licencias para tres usuarios concurrentes
El número de CAL no se basa en el máximo de sesiones simultáneas, sino en la suma de identidades únicas (User CAL) o de dispositivos únicos (Device CAL) que vayan a autenticarse en cualquier momento:
- Escenario descrito: tres personas, cada una con su propio ordenador y posibilidad de entrar también desde casa. Esto implica 3 usuarios únicos y varios dispositivos cambiantes ➜ 3 User CAL.
- Si los tres compartieran un único PC físicamente anclado al servidor, bastaría 1 Device CAL; sin embargo, perderían flexibilidad para teletrabajar o usar portátiles.
Estructura de costes y forma de pago
En el canal de distribución mayorista el precio medio de una Windows Remote Desktop Services 2022 User CAL ronda los 220 USD. Esa cifra varía por país y partner, pero todas las CAL oficiales comparten estas características financieras: Pago único (perpetuo) El importe se abona una sola vez. La licencia cubre el derecho de uso mientras el servidor ejecute Windows Server 2022. No hay cuotas mensuales ni anuales, salvo que adquieras Software Assurance (opcional) para actualización automática a futuras versiones. Ningún coste por sesión Microsoft no cobra por conexiones simultáneas ni por tiempo de uso; lo crítico es contar con el número correcto de CAL instaladas. Ampliación sencilla Si el equipo crece, basta con comprar más CAL del mismo tipo y agregarlas al Licensing Server.
Ejemplo de presupuesto – precios orientativos:
| Concepto | Cantidad | PVP unitario | Total |
|---|---|---|---|
| Windows Server 2022 Standard (16 Core) | 1 licencia | ~940 USD | 940 USD |
| User CAL RDS 2022 | 3 licencias | 220 USD | 660 USD |
| Inversión inicial | ≈1 600 USD |
(El servidor puede requerir también Windows Server CAL estándar ―no RDS― para autenticación en servicios distintos de RDP; en empresas muy pequeñas suelen venir en paquetes OEM o se adquieren por volumen).
Pasos para adquirir e implementar las CAL
- Elegir canal de compra. Distribuidor o CSP autorizado. Algunas licencias son “FPP” (retail) y otras por volumen (Open License, Open Value o CSP Perpetual). Asegúrate de que sea la edición “Remote Desktop Services CAL 2022 User” y no las antiguas 2019/2016.
- Instalar el rol RDS Licensing. En el mismo servidor o en uno independiente para alta disponibilidad.
- Activar el servidor de licencias. Mediante Internet (recomendado), teléfono o sitio web de Microsoft.
- Instalar las CAL compradas. Introduce el ID de contrato o License Key Pack que recibes del distribuidor.
- Asignación automática. Al conectarse, cada usuario recibe un “token” de 52 caracteres válido de forma indefinida; el administrador puede revocarlo y reasignarlo si un empleado deja la empresa.
- Supervisar el uso. El panel de RDS Licensing Manager muestra CAL emitidas, usadas y disponibles; conviene exportar informes para auditoría.
Buenas prácticas para optimizar licencias y costos
- Elige siempre un solo tipo de CAL. Mezclar User y Device en el mismo servidor es legal pero complica el control y suele encarecer.
- Evita cuentas genéricas. Microsoft computa cada identidad; una cuenta compartida por dos personas infringe términos de licenciamiento y confunde auditorías.
- Audita semestralmente. Si renovaste hardware o plantilla, revisa tokens caducados y libéralos para no pagar de más.
- Considera Software Assurance (SA). Es un extra ~25 % del precio de la CAL por año, pero otorga downgrade/upgrade rights y soporte extendido.
- Valora VDI. Si el objetivo final es virtualizar escritorios completos, analiza licencias Windows Virtual Desktop o Azure Virtual Desktop que se basan en suscripción por usuario y no necesitan CAL RDS.
- Refuerza la seguridad. Activa NLA, MFA y políticas de grupo para bloquear redirección de unidades USB si manejas datos sensibles.
Preguntas frecuentes
¿Cuántas sesiones simultáneas permite una sola User CAL?
Ilustrativamente, un empleado puede abrir varias ventanas RDP desde distintos dispositivos al mismo tiempo: todas cuentan como una sola licencia mientras usen la misma identidad de Active Directory.
¿Puedo reutilizar una User CAL si un trabajador abandona la empresa?
Sí. Basta con eliminar o deshabilitar su cuenta y, tras 7 días, el token vuelve al pool disponible. También puedes revocarlo manualmente desde el administrador de licencias.
¿Qué pasa si el servidor detecta menos CAL de las necesarias?
Durante un periodo de gracia (120 días tras habilitar RDS), las conexiones funcionan sin CAL. Cumplido ese plazo, solo se admiten los usuarios o dispositivos con CAL válidas y la entrada de nuevos se bloqueará.
¿Se puede desinstalar y trasladar el servidor de licencias?
Por supuesto. Siempre que no superes siete traslados en 90 días, el asistente de activación te permitirá reactivar las CAL en un nuevo host ―ideal en migraciones o virtualización.
¿Hay límite al número de CAL almacenadas?
No. Un único servidor de licencias puede hospedar decenas de miles de tokens para diferentes versiones (2012 R2 → 2022). Aun así, se recomienda redundancia instalando un segundo servidor para alta disponibilidad.
Conclusión
Para un escenario de tres usuarios que trabajan desde sus propias estaciones —y quizás desde casa— lo lógico es invertir en tres User CAL de Remote Desktop Services 2022. Con un coste único aproximado de 660 USD obtienes:
- Flexibilidad total de dispositivos presentes y futuros.
- Licenciamiento alineado a las personas, no al hardware.
- Gestión sencilla y escalable: basta agregar más CAL cuando se incorpore nuevo personal.
- Compatibilidad inmediata con las funciones de seguridad y cifrado de Windows Server 2022.
La alternativa Device CAL sigue teniendo cabida en entornos con terminales compartidos, pero en la mayoría de oficinas modernas y entornos de teletrabajo la CAL por usuario ofrece el equilibrio idóneo entre precio y comodidad operativa.