Si usas la nueva experiencia de Microsoft Teams, quizá hayas notado que los archivos de un canal compartido se abren en el navegador aunque hayas elegido “Abrir en la aplicación de escritorio”. Aquí explico por qué ocurre, si es un fallo y qué hacer para trabajar sin fricciones.
Qué está pasando con los archivos en canales compartidos de New Teams
En New Teams, cuando accedes a la pestaña Archivos de un canal compartido y haces clic en un documento de Word, Excel, PowerPoint, PDF u otro tipo compatible, el archivo se abre por defecto en el navegador o en el visor web integrado, aunque tengas configurada la preferencia de “Abrir archivos en la aplicación de escritorio” en la configuración de Teams.
En cambio, en canales estándar (y, en la mayoría de escenarios, también en canales privados) esa preferencia sí se respeta y el archivo se abre directamente en las aplicaciones de escritorio de Office si están instaladas. En Teams Clásico, el comportamiento tradicional seguía respetando la preferencia con más consistencia también en canales compartidos.
La pregunta que inevitablemente surge es: ¿estamos ante un fallo?
Por qué no es un fallo y qué persigue este diseño
No es un error: el comportamiento actual es intencional para canales compartidos en la nueva experiencia de Teams. Por diseño, estos canales priorizan la apertura en el navegador o visor web con el objetivo de ofrecer una experiencia coherente en escenarios de colaboración entre inquilinos (cross‑tenant), reducir incidencias de permisos y versiones del cliente, y simplificar la convivencia entre usuarios internos y externos.
En canales estándar y privados —generalmente orientados a colaboración interna dentro del mismo inquilino— la preferencia del usuario sí se respeta con mayor fidelidad, abriendo en la aplicación de escritorio cuando está disponible.
Esto no significa que no puedas abrir un archivo de un canal compartido en la app de escritorio; simplemente, la apertura predeterminada en New Teams favorece el navegador. Con uno o dos clics adicionales puedes forzar la apertura en la app de escritorio siempre que tu dispositivo y permisos lo permitan.
Diferencias clave entre tipos de canal y clientes
Para tomar decisiones informadas conviene comparar el comportamiento más habitual en función del tipo de canal y del cliente desde el que abres el archivo.
| Contexto | Tipo de canal | Preferencia “Abrir en app de escritorio” | Apertura predeterminada en New Teams | Notas |
|---|---|---|---|---|
| Teams nuevo | Estándar | Se respeta en la mayoría de casos | Aplicación de escritorio | Si la app está instalada y el tipo de archivo es compatible. |
| Teams nuevo | Compartido | No se respeta por defecto | Navegador/visor web | Diseñado para escenarios entre inquilinos y consistencia de permisos. |
| Teams nuevo | Privado | Se respeta habitualmente | Aplicación de escritorio | Suelo interno; excepciones puntuales por permisos o tipo de archivo. |
| Teams clásico | Compartido | Se respeta con más frecuencia | Aplicación de escritorio | Experiencia heredada; puede variar según configuración. |
| SharePoint web | Cualquiera | Configuración a nivel de biblioteca | Navegador por defecto | El ajuste “Abrir en la aplicación cliente” influye al abrir desde SharePoint. |
| Explorador/Finder | Cualquiera | No aplica en Teams | Aplicación de escritorio | Requiere sincronización de la biblioteca o acceso directo en OneDrive. |
Opciones prácticas para hoy
Mientras Microsoft no unifique comportamientos o exponga un control de preferencia específico para canales compartidos en New Teams, estas son las alternativas más efectivas que puedes usar ahora mismo.
- Usar Teams Clásico cuando sea imprescindible la apertura directa desde el canal compartido. Si tu caso de uso exige que el primer clic abra la app de escritorio, cambiar temporalmente a la experiencia clásica puede ahorrarte pasos. Ten en cuenta implicaciones de soporte y novedades que solo llegan a New Teams.
- Forzar la apertura en la app de escritorio archivo a archivo. En la lista de archivos de Teams, usa el menú de tres puntos del archivo → Abrir → Aplicación de escritorio. Si ya estás en el visor web, busca la opción Abrir en aplicación de escritorio. Es un paso adicional, pero fiable y respetuoso con permisos.
- Abrir desde la aplicación de Office correspondiente. Desde Word, Excel o PowerPoint: Archivo → Abrir → OneDrive/SharePoint y navega hasta el sitio asociado al canal compartido. Alternativamente, añade la biblioteca como acceso directo en OneDrive o sincronízala para que aparezca en tu Explorador/Finder y ábrela como cualquier archivo local.
- Valorar el tipo de canal según la necesidad. Si no necesitas la colaboración entre inquilinos que habilita un canal compartido, opta por un canal estándar (o privado). De este modo, la preferencia “Abrir en la aplicación de escritorio” se conservará como predeterminada.
- Revisar el ajuste de biblioteca en SharePoint. Los administradores del sitio pueden evaluar el ajuste “Abrir en la aplicación cliente” en la biblioteca de documentos. Suele ayudar al abrir desde SharePoint web o desde el Explorador/Finder, pero no invalida el comportamiento de New Teams para canales compartidos.
- Enviar feedback y hacer seguimiento. Registrar la petición en el portal de comentarios de Teams ayuda a priorizar una preferencia consistente también para canales compartidos. Mantén un seguimiento interno para informar si el producto cambia este comportamiento.
Pasos rápidos para abrir un archivo en la app de escritorio desde distintos puntos
La siguiente guía condensada te ayuda a llegar a la aplicación de escritorio con el mínimo de clics según tu punto de partida.
| Punto de partida | Acción recomendada | Resultado | Consejo extra |
|---|---|---|---|
| Lista de archivos en un canal compartido (New Teams) | Menú de tres puntos → Abrir → Aplicación de escritorio | Abre en Word/Excel/PowerPoint de escritorio | Puedes anclar el comando Abrir en la barra superior si está disponible. |
| Visor web de Office | Botón Abrir en aplicación de escritorio | Cambio inmediato a la app de escritorio | Si no aparece, comprueba inicio de sesión y permisos. |
| Aplicación de Office | Archivo → Abrir → OneDrive/SharePoint → sitio del canal | Abre directamente desde la nube | Agrega el sitio a Favoritos para usarlo a menudo. |
| Explorador de Windows o Finder | Sincronizar la biblioteca o Agregar acceso directo en OneDrive | Abrir como archivo local | Perfecto para trabajar sin conexión y para flujos con varias apps. |
Cómo decidir qué tipo de canal usar en cada caso
Elegir el tipo de canal adecuado impacta en permisos, compartición, cumplimiento y, como vemos, en la forma de abrir archivos. Esta matriz resume las diferencias más relevantes para la decisión.
| Criterio | Canal estándar | Canal privado | Canal compartido |
|---|---|---|---|
| Ámbito de colaboración | Usuarios del equipo (mismo inquilino) | Subconjunto del equipo (mismo inquilino) | Usuarios del equipo y externos de otros inquilinos |
| Ubicación de archivos | Sitio de SharePoint del equipo | Biblioteca protegida dentro del sitio del equipo | Sitio de SharePoint asociado al canal compartido |
| Apertura predeterminada en New Teams | Aplicación de escritorio si está configurada | Aplicación de escritorio en la mayoría de casos | Navegador/visor web por diseño |
| Cuándo elegir | Trabajo interno habitual | Trabajo interno sensible o restringido | Colaboración con otras organizaciones |
| Ventajas | Simple y predecible | Control fino de acceso | Colaboración B2B sin cambiar de inquilino |
| Consideraciones | Hereda las políticas del equipo | Administración más granular | Preferencia de apertura en escritorio no predeterminada |
Notas para administradores
Si gestionas entornos de Microsoft 365, conviene conocer los matices técnicos y organizativos que explican —y limitan— el comportamiento de apertura en canales compartidos.
- Preferencia del cliente de Teams. La opción de usuario “Abrir archivos en la aplicación de escritorio” gobierna principalmente la experiencia en canales estándar/privados. En canales compartidos, New Teams prioriza el navegador por los motivos comentados. No hay un conmutador global que obligue la apertura en escritorio en todos los casos de canales compartidos.
- Ajuste de biblioteca en SharePoint. El ajuste “Abrir en la aplicación cliente” a nivel de biblioteca influye cuando la apertura se inicia desde SharePoint web, desde vínculos compartidos del sitio o desde el Explorador/Finder (vía sincronización). No suele sobreescribir la preferencia del cliente de Teams para la vista de Archivos de canales compartidos.
- Sincronización con OneDrive. Sincronizar la biblioteca del canal compartido —o agregarla como acceso directo— habilita la apertura nativa desde el sistema de archivos, lo que equivale a “abrir en escritorio” por naturaleza. Es recomendable para equipos que trabajan de forma intensiva con archivos grandes o plantillas complejas.
- Permisos y experiencias entre inquilinos. La apertura en navegador ayuda a gestionar mejor sesiones, tokens y límites entre directorios. Esto reduce fricción para invitados y miembros externos y evita problemas de versión del cliente de Office.
- Gobernanza y comunicación. Documenta este comportamiento en los manuales de uso de Teams y en el sitio de adopción de Microsoft 365. Asegura que los propietarios de equipos sepan elegir el tipo de canal idóneo para su proyecto.
Buenas prácticas de adopción y comunicación interna
La claridad es tu mejor aliada para evitar tickets innecesarios y frustraciones. Te proponemos estas acciones prácticas:
- Mensajes de onboarding claros. Explica que en canales compartidos de New Teams los archivos se abren por defecto en el navegador; incluye atajos para abrir en la app de escritorio.
- Guías visuales de dos pasos. Un póster o infografía con “clic derecho → Abrir → Aplicación de escritorio” resuelve la mayoría de dudas.
- Política de elección de canal. Define criterios sencillos: “externos o no”, “sensibilidad”, “frecuencia de edición”. Esto reduce la creación indiscriminada de canales compartidos.
- Capacitación a propietarios. Enseña a añadir la biblioteca del canal compartido a OneDrive o a sincronizarla cuando el grupo requiera una experiencia de escritorio continua.
- Seguimiento del feedback. Centraliza en un formulario interno las solicitudes de cambio y las agrupa para remitirlas al portal de comentarios de Teams.
Plantilla corta para avisos internos
“Desde hoy, los archivos en canales compartidos de la nueva experiencia de Teams se abrirán de forma predeterminada en el navegador. Si necesitas abrir en la app de escritorio, usa el menú Abrir → Aplicación de escritorio o sincroniza la biblioteca con OneDrive. Consulta la guía rápida en la intranet.”
Preguntas frecuentes
¿Puedo cambiar la apertura predeterminada de los archivos en un canal compartido de New Teams?
Actualmente, no existe un control de usuario o de administrador en Teams que fuerce de forma universal la apertura en aplicación de escritorio para los canales compartidos. Puedes forzar la apertura archivo a archivo, abrir desde la app de Office, o trabajar desde el Explorador/Finder mediante sincronización.
¿Es un problema de permisos?
No necesariamente. Se trata de un patrón de diseño que favorece el navegador. Aun así, cuentas con permisos insuficientes o sesiones caducadas pueden impedir que aparezca la opción de abrir en escritorio.
¿El ajuste “Abrir en la aplicación cliente” de SharePoint soluciona el tema en Teams?
Ese ajuste mejora la experiencia cuando abres desde SharePoint o desde el Explorador/Finder, pero no suele modificar la apertura predeterminada de New Teams en canales compartidos.
¿Qué pasa con archivos que no son de Office?
La mayoría de tipos no Office se abren en el visor web o se descargan, dependiendo de la asociación de archivos. Para editarlos con su herramienta de escritorio, suele requerirse la descarga o el comando Abrir en aplicación de escritorio si está disponible.
¿Y si necesito siempre la app de escritorio sin excepciones?
Valora si tu uso real requiere un canal compartido. Si todos los colaboradores están en el mismo inquilino, un canal estándar suele ser la mejor opción para conservar la preferencia de apertura en escritorio. Si tu caso exige sí o sí un canal compartido, sincroniza la biblioteca y trabaja desde el sistema de archivos.
¿Por qué en Teams Clásico me funcionaba diferente?
La experiencia clásica y la nueva tienen diferencias de diseño. New Teams optimiza la colaboración inter‑organizaciones y, por ello, prioriza el navegador en canales compartidos. Es un cambio deliberado del modelo de apertura.
¿Puedo crear un acceso directo que abra siempre en la app?
Puedes crear accesos directos a los archivos sincronizados en tu Explorador/Finder. Abrir desde el sistema de archivos invoca la aplicación de escritorio asociada de forma nativa.
¿Es seguro abrir en el navegador?
Sí. Los visores web de Microsoft 365 respetan permisos y políticas. Si tu organización requiere funcionalidades avanzadas exclusivas de escritorio (complementos específicos, macros, etc.), usa las rutas de apertura en escritorio descritas.
Recomendación final e impacto para la organización
Conclusión: no es un fallo que en canales compartidos de New Teams los archivos se abran por defecto en el navegador; es el comportamiento previsto actualmente. Para minimizar el impacto en la productividad, documenta esta diferencia respecto a canales estándar y ofrece rutas alternativas claras:
- Forzar apertura en escritorio desde el menú del archivo o desde el visor web.
- Abrir desde las aplicaciones de Office o sincronizar la biblioteca con OneDrive para trabajar desde el Explorador/Finder.
- Elegir cuidadosamente el tipo de canal según el escenario de colaboración.
- Revisar ajustes de biblioteca de SharePoint cuando se abra desde el propio SharePoint.
- Recoger feedback y seguir la evolución del producto.
Con estas pautas, tus equipos podrán trabajar con fluidez sin perder los beneficios de la colaboración entre inquilinos que aportan los canales compartidos.
Glosario mínimo
- New Teams: nueva experiencia cliente de Microsoft Teams con mejoras de rendimiento y cambios de interfaz y comportamiento.
- Canal compartido: canal de un equipo que permite colaborar con miembros de otras organizaciones sin cambiar de inquilino.
- Inquilino/Tenant: instancia de Microsoft 365 asociada a un directorio de Entra ID (Azure AD).
- Abrir en la aplicación de escritorio: preferencia del usuario en Teams para abrir archivos directamente en las aplicaciones de Office instaladas.
- Sincronización OneDrive: capacidad del cliente de OneDrive para sincronizar bibliotecas de SharePoint al sistema de archivos local.
Mantén esta guía a mano en tu portal de adopción de Microsoft 365 y compártela con propietarios de equipos y mesas de ayuda. Reducirás consultas repetitivas y homogeneizarás la experiencia de colaboración.