Cambiar la dirección de correo principal o añadir alias en Exchange Server 2016 sin perder mensajes

Modificar de forma segura la dirección principal de un buzón en Exchange Server 2016 ‑o añadirle alias adicionales‑ es una tarea sencilla si se siguen las mejores prácticas. En esta guía aprenderás el procedimiento paso a paso mediante la consola gráfica Exchange Admin Center (EAC) y PowerShell, comprendiendo qué ocurre en segundo plano, cómo evitar interrupciones y qué verificar antes de dar por concluido el cambio.

Por qué cambiar una dirección de correo o añadir alias

Cambiar la dirección principal suele responder a:

• Rebranding o adquisición (paso de @empresa.com a @empresa.net).
• Homogeneizar dominios entre filiales.
• Correcciones de nombre debido a errores ortográficos o cambios legales.

Los alias permiten:

• Mantener direcciones históricas que continúan recibiendo correo.
• Diferenciar líneas de negocio o idiomas (ventas@, sales@).
• Separar comunicación interna y externa (por ejemplo, usuario@corp.empresa.net para tráfico interno).

Conceptos clave antes de empezar

Término	Descripción
Primary SMTP Address	Dirección que Outlook y OWA usan al enviar correos; figura como remitente predeterminado.
Alias SMTP	Dirección adicional que recibe correo; puede usarse como “Send As” si se habilita.
Objeto AD	El buzón está vinculado a un único objeto de Active Directory; cambiar la dirección no crea uno nuevo.
Autodiscover	Servicio que actualiza el perfil de Outlook con la nueva dirección; la propagación suele tardar de minutos a horas.

Cambio permanente de la dirección principal (manteniendo la antigua como alias)

Consola EAC

1. Accede a Recipients ▸ Mailboxes y selecciona el buzón objetivo.
2. Haz clic en Email Address y luego en + para agregar la nueva dirección.
   • Escribe SMTP:nueva@empresa.net (la mayúscula indica que será principal).
3. Selecciona la línea recién creada y pulsa Set as reply (flecha verde) para designarla como principal.
4. Comprueba que la dirección vieja (smtp:antigua@empresa.com) permanezca listada en minúsculas como alias.
5. Guarda los cambios ✔.

PowerShell (método rápido y scriptable)

Set-Mailbox "Nombre del Usuario" `
  -PrimarySmtpAddress nueva@empresa.net `
  -EmailAddresses @{add="antigua@empresa.com"}

La instrucción cambia la dirección primaria y conserva la anterior como alias en un solo paso.

Qué ocurre tras el cambio

• Los mensajes almacenados no se mueven ni se pierden; el buzón es el mismo.
• El usuario recibe correos enviados a ambas direcciones de inmediato.
• Outlook/OWA mostrarán la nueva dirección al actualizar Autodiscover.
• La libreta global (GAL) refleja el cambio tras la siguiente ejecución de OAB generation.

Añadir un alias sin modificar la dirección principal

Consola EAC

1. Desde Email Address, pulsa + y agrega smtp:nuevo.alias@empresa.net (en minúsculas).
2. No marques Set as reply para mantener la principal intacta.

PowerShell

Set-Mailbox "Nombre del Usuario" -EmailAddresses @{add="nuevo.alias@empresa.net"}

Notas sobre el envío con alias

Exchange on‑premises no permite “Send As” con un alias por defecto. Para que el usuario envíe desde el alias:

1. Crea un distribution group o shared mailbox con esa dirección y otorga permisos Send As.
2. O bien utiliza un complemento de Outlook que permita seleccionar la dirección de respuesta.
3. En Exchange 2016 CU9 o posterior, habilita la característica SendFromAliasEnabled en la organización:

Set-OrganizationConfig -SendFromAliasEnabled $true

Buenas prácticas para evitar interrupciones

Planificación y ventanas de mantenimiento

El cambio puede hacerse en horario laboral, pero resulta recomendable:

• Informar al usuario y pactar una franja con bajo volumen de correo.
• Reiniciar Outlook después de aplicar el cambio para forzar Autodiscover.
• Supervisar el Queue Viewer para detectar anomalías en el flujo.

Revisar dependencias

• Reglas de transporte: actualiza condiciones que filtren direcciones exactas.
• Listas de distribución: verifica que el miembro aparezca con la nueva identidad.
• Aplicaciones y scripts: ajusta jobs que envíen correo usando credenciales SMTP.
• DNS y SPF/DKIM: añade el nuevo dominio si aún no existe para evitar spam false positive.

Pruebas de flujo de correo

Origen	Destino	Validar
Cuenta interna	antigua@empresa.com	Llegada y visualización en Outlook.
Cuenta interna	nueva@empresa.net	Llegada sin retrasos.
Cuenta externa (Gmail, Outlook.com)	Alias y primaria	Sin rebotes (NDR).

Comunicación al usuario final

Una vez comprobado el buen funcionamiento:

• Actualiza firmas de Outlook, tarjetas de presentación y sitios web.
• Envía un aviso a contactos externos —opcional— indicando la nueva dirección.

Automatización para cambios masivos

Cuando la empresa cambia de dominio, resulta ineficiente modificar buzón por buzón. La siguiente rutina PowerShell procesa un CSV con SamAccountName,NuevaSMTP:

Import-Csv .\nuevas-direcciones.csv | ForEach-Object {
    $mbx = Get-Mailbox $_.SamAccountName
    $antiguas = $mbx.EmailAddresses
    $primary  = "SMTP:$($_.NuevaSMTP)"
    $aliases  = @($antiguas + $mbx.PrimarySmtpAddress.ToString().ToLower())
    Set-Mailbox $mbx.Identity `
        -PrimarySmtpAddress $_.NuevaSMTP `
        -EmailAddresses ($aliases + $primary)
    Write-Host "$($mbx.Alias) actualizado a $($_.NuevaSMTP)"
}

Ventajas de la automatización:

• Evita errores tipográficos.
• Genera histórico en el Transcript de PowerShell para auditoría.
• Escalable a cientos de usuarios.

Procedimiento de reversión (rollback)

Si surge un problema (incompatibilidad con una aplicación heredada o fallos de SPF), basta con invertir los pasos:

Set-Mailbox "Nombre del Usuario" `
  -PrimarySmtpAddress antigua@empresa.com `
  -EmailAddresses @{add="nueva@empresa.net"}

El buzón no se ve afectado y los mensajes entrantes siguen ruteándose según las reglas.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tarda Outlook en reflejar la nueva dirección?

Suele bastar con reiniciar el cliente. En algunos escenarios cacheados (Outlook Anywhere) puede tardar hasta 24 h si el usuario no cierra sesión.

¿Se pierde el AutoComplete de Outlook?

No. El nickname cache vincula entradas a LegacyDN, que no cambia al modificar SMTP.

¿Necesito reiniciar IIS o servicios de Exchange?

No es necesario; el cambio se replica vía Active Directory y el flujo de correo continúa.

¿Afecta a buzones compartidos o recursos?

El procedimiento es idéntico. Sin embargo, revisa permisos “Full Access” y “Send As” si los usuarios envían en nombre del recurso.

Checklist final antes de dar por completado el cambio

• ✔ Nueva dirección aparece como “Primary SMTP” en EAC.
• ✔ Alias antiguos figuran con prefijo en minúsculas (smtp:).
• ✔ Autodiscover entrega la nueva configuración.
• ✔ Pruebas de envío/recepción internas y externas superadas.
• ✔ SPF, DKIM y DMARC actualizados para el nuevo dominio.
• ✔ Firmas y plantillas corporativas revisadas.
• ✔ Documentación registrada en la Wiki del departamento IT.

Conclusión

Cambiar la dirección principal o añadir alias en Exchange Server 2016 es una operación sin riesgo de pérdida de datos siempre que se planifique, se apliquen los comandos adecuados y se verifique el flujo de correo. Al mantener el buzón original, garantizas continuidad total para el usuario y transparencia para los remitentes. Con la automatización correcta, el proceso escala sin complicaciones a cientos de cuentas, reduciendo tiempo y errores.