¿Necesitas comprar CAL de usuario para Windows Server 2022? Esta guía te explica cómo calcular cuántas licencias adquirir, cuándo elegir User frente a Device, qué ocurre con RDS, dónde comprarlas y cómo ponerlas en marcha sin errores, con checklists, ejemplos y plantillas listas para usar.
Qué es una CAL de usuario
Una Client Access License (CAL) es el derecho de acceso que cada persona o dispositivo debe tener para usar los servicios de Windows Server 2022: archivos, impresión, Active Directory, servicios de red, etc. No es un componente que se instale en el servidor; es una prueba de derecho que mantienes en tu documentación de licenciamiento. Existen dos variantes:
- User CAL: una licencia por persona que accede al servidor desde uno o varios dispositivos.
- Device CAL: una licencia por equipo o dispositivo, independientemente de cuántas personas lo usen.
En la práctica, si tus empleados usan varios dispositivos (PC, portátil, móvil, VDI) o teletrabajan, la opción por usuario suele ser la más flexible. Si, por el contrario, muchos turnos comparten pocos PCs fijos (fábrica, punto de venta, aula), la opción por dispositivo suele optimizar el coste.
Cómo calcular la cantidad
Regla esencial para User CAL: una persona que accede al servidor equivale a una CAL. O dicho de otra forma:
Número total de usuarios que acceden a los servidores = número de User CAL necesarias.
Recomendaciones para que el cálculo sea limpio y auditables:
- Define el ámbito: incluye todos los servidores Windows que prestan servicios a esos usuarios (archivos, impresión, AD, etc.).
- Cuantifica el censo de usuarios: empleados, temporales, becarios y colaboradores con acceso. Excluye cuentas de servicio sin acceso humano y usuarios sin relación con el entorno.
- Contempla picos y rotación: planifica un pequeño margen para cubrir altas inesperadas sin quedarte en incumplimiento.
| Escenario típico | Recomendación de CAL | Justificación |
|---|---|---|
| Oficina con personal que usa PC, portátil y móvil | User CAL | Una persona accede desde múltiples dispositivos |
| Turnos en fábrica con 5 PCs compartidos por 30 operarios | Device CAL | Muchos usuarios comparten pocos equipos fijos |
| Tienda con terminales de punto de venta | Device CAL | Acceso centrado en cada terminal |
| Consultores externos con acceso habitual a recursos | User CAL o External Connector según volumen | Si son muchos externos no empleados, valora External Connector |
Cómo elegir entre User y Device
Ambos tipos pueden coexistir en la misma organización (aunque no para el mismo usuario o el mismo dispositivo). La clave es ajustar el tipo a cada patrón de uso:
| Criterio | User CAL | Device CAL |
|---|---|---|
| Número de dispositivos por persona | Alto: ideal | Bajo: menos eficiente |
| Equipos compartidos por turnos | Menos eficiente | Ideal |
| Teletrabajo y movilidad | Muy favorable | Neutral |
| Control por persona | Sencillo | Indirecto |
| Control por equipo | Indirecto | Sencillo |
Cuándo necesitas licencias adicionales
Las CAL estándar de Windows Server cubren el acceso a los servicios básicos del sistema. Hay situaciones donde además se requieren derechos extra:
- Escritorio remoto (Remote Desktop Services, RDS): si los usuarios iniciarán sesiones de escritorio o aplicaciones a través de RDS, necesitarás RDS CAL además de las CAL de Windows Server. Pueden ser por usuario o por dispositivo, de forma análoga, y se administran en un servidor de licencias.
- Acceso externo masivo: si grupos grandes de usuarios que no son empleados (clientes, partners) deben acceder a tus servidores, puede ser más adecuado un External Connector por servidor, en lugar de licenciar a cada usuario externo individualmente.
- Productos de servidor adicionales: Exchange Server, SharePoint Server, SQL Server y otros tienen sus propias reglas y CAL; revisa cada producto por separado si aplica.
Dónde comprar y cómo pedirlo al proveedor
Puedes adquirir estas licencias a través de partners autorizados o proveedores CSP. Asegúrate de solicitar con claridad los conceptos y la edición:
- “Windows Server 2022 User CAL” para el acceso estándar.
- “Remote Desktop Services 2022 User CAL” si usarás RDS.
Guarda siempre la factura o contrato como prueba de licencia y conserva los documentos en un repositorio accesible y auditado. Considera añadir Software Assurance si necesitas derecho a nuevas versiones y ventajas de mantenimiento.
Compatibilidad entre versiones
Las CAL de una versión igual o más reciente permiten acceder a servidores de esa versión y a versiones anteriores. Es decir, las CAL de Windows Server 2022 son válidas para servidores anteriores, pero las CAL de versiones antiguas no te cubren el acceso a Windows Server 2022. En RDS se aplica la misma idea: usa RDS CAL de versión adecuada o posterior.
Puesta en marcha y activación
Un punto crítico que evita confusiones:
- Las CAL estándar de Windows Server no se instalan ni se activan en el servidor. Cumples mediante tu documentación de compra.
- Las RDS CAL sí se instalan en un Servidor de licencias de Escritorio remoto y requieren activación.
Pasos para activar licencias de RDS
- Instala el rol de licencias: en Server Manager > Add Roles and Features, agrega Remote Desktop Services y el servicio Remote Desktop Licensing.
- Activa el servidor de licencias: abre RD Licensing Manager, menú Acción > Activar servidor y completa el asistente.
- Instala las licencias: en RD Licensing Manager, Acción > Instalar licencias, selecciona el método de adquisición y registra la cantidad de RDS CAL por usuario o por dispositivo.
- Configura el modo de licenciamiento en los hosts de sesión: aplica GPO
Equipo > Plantillas administrativas > Componentes de Windows > Servicios de Escritorio remoto > Host de sesión > Licencias > Establecer el modo de licenciasy define también los servidores de licencias con la GPO correspondiente. - Verifica con RD Licensing Diagnoser que el entorno reconoce el servidor de licencias y el modo definido.
Importante: el modo por usuario en RDS no se contabiliza técnicamente en el servidor; el control lo realizas tú con inventario y procedimientos. El modo por dispositivo sí emite tokens desde el servidor de licencias.
Buenas prácticas de cumplimiento
- Inventario vivo: mantén una hoja con la asignación de User CAL (nombre, cargo, unidad) y, si usas Device CAL, el inventario de equipos.
- Altas y bajas: integra el flujo de recursos humanos para ajustar licencias al día.
- Separación por tipo: documenta si usas User o Device para Windows Server y para RDS, por separado.
- Auditoría interna: revisa al menos trimestralmente el cumplimiento y archiva evidencias (contratos, facturas, capturas de configuración).
- Plan de contingencia: mantén un pequeño colchón de licencias para picos o incorpora una vía rápida de compra con tu partner.
Ejemplos prácticos
Caso base: veinticinco empleados acceden a archivos e impresión desde PC, portátil y móvil. Compra veinticinco User CAL de Windows Server 2022. Diez de ellos usarán Escritorio remoto; añade diez RDS User CAL 2022.
Planta industrial: treinta operarios en tres turnos comparten cinco equipos de control. Con cinco Device CAL de Windows Server cubrirás a todos. Si dos puestos requieren RDS para monitorización, añade dos RDS Device CAL.
Consultoría externa: diez consultores no empleados acceden a recursos internos durante un año. Si el volumen crece de forma variable con proyectos, evalúa el External Connector; de lo contrario, compra User CAL nominativas para esos consultores.
Plantilla de pedido para el proveedor
- “Windows Server 2022 User CAL — Cantidad: ”
- “Remote Desktop Services RDS 2022 User CAL — Cantidad: ”
Incluye tu razón social, entorno previsto (producción, VDI, teletrabajo) y si necesitas Software Assurance. Pide que el proveedor confirme la versión exacta y el tipo de CAL en el documento comercial.
Checklist de compra y despliegue
| Tarea | Responsable | Estado |
|---|---|---|
| Inventariar usuarios y dispositivos con acceso | IT + RR. HH. | |
| Decidir User o Device por colectivo | IT | |
| Calcular cantidad con margen | IT | |
| Determinar si se usará RDS | IT | |
| Solicitar cotización a partner | Compras | |
| Guardar facturas y contratos | Compras | |
| Instalar y activar servidor de licencias RDS | IT | |
| Aplicar GPO de licenciamiento a hosts de sesión | IT | |
| Verificar con RD Licensing Diagnoser | IT | |
| Programar revisión trimestral de cumplimiento | IT |
Modelo de inventario
| Nombre | Tipo de CAL | Servicio | Código de pedido | Fecha de compra | Observaciones |
|---|---|---|---|---|---|
| Ana López | User CAL | Windows Server | PO-WS-001 | 2025-03-15 | Movilidad y VDI |
| Equipo POS-01 | Device CAL | Windows Server | PO-WS-002 | 2025-03-15 | Punto de venta |
| J. Martínez | RDS User CAL | RDS | PO-RDS-010 | 2025-04-01 | Acceso a ERP vía RDS |
Errores comunes que conviene evitar
- Confundir licencias de servidor con CAL: la licencia por núcleos del sistema no sustituye las CAL de acceso.
- Olvidar RDS al planificar escritorios o aplicaciones remotas.
- Elegir el tipo equivocado (User vs Device) sin analizar patrones de uso reales.
- No activar el servidor de licencias RDS y no fijar el modo en GPO, provocando advertencias y cortes de servicio.
- No documentar compras y asignaciones, dificultando auditorías y renovaciones.
- Dar acceso a externos sin evaluar si conviene External Connector.
Preguntas frecuentes
¿Las CAL estándar se instalan en el servidor?
No. Guardas la documentación de compra como evidencia de tu derecho de acceso. Solo las RDS CAL se instalan y administran en el servidor de licencias.
¿Un usuario necesita más de una User CAL por usar varios dispositivos?
No. Una sola User CAL cubre todos los dispositivos que use esa persona para acceder a los servicios.
¿Un quiosco compartido por varios turnos necesita varias licencias?
En ese caso conviene una Device CAL para el quiosco; cubrirá a todos sus usuarios.
¿Qué ocurre con cuentas de servicio automatizadas?
Si el acceso se produce a través de un dispositivo o proceso, evalúa Device CAL para ese equipo o el contexto de uso. Mantén la trazabilidad.
¿Microsoft recomienda User o Device?
Depende del patrón de uso: movilidad y teletrabajo favorecen User; entornos compartidos favorecen Device. Puedes mezclar tipos entre colectivos.
¿Microsoft 365 incluye estas CAL?
Los planes de Microsoft 365 no sustituyen las CAL de Windows Server para entornos locales. Valida siempre cada derecho de acceso según el producto utilizado.
¿Puedo usar CAL antiguas para servidores recientes?
No. Para acceder a servidores de nueva versión necesitas CAL de esa misma versión o posterior.
¿Cómo cambio de modo en RDS si me equivoqué?
Ajusta la GPO de licenciamiento para establecer el modo correcto y revisa el inventario de licencias para alinear cantidad y tipo.
Guía express de decisión
- Si cada persona usa más de un dispositivo → User CAL.
- Si varios turnos comparten pocos equipos → Device CAL.
- Si habrá Escritorio remoto → añade RDS CAL equivalentes.
- Si muchos externos acceden a varios servidores → evalúa External Connector.
Resumen operativo
- Cuenta usuarios y dispositivos que realmente acceden.
- Elige el tipo por colectivo (User o Device) y estima margen.
- Determina si usarás RDS y su tipo correspondiente.
- Compra a partner autorizado con conceptos claros.
- Activa y configura RDS si aplica; documenta todo.
- Audita trimestralmente y ajusta ante cambios de plantilla.
Nota: No es necesario “introducir un código” de CAL estándar en Windows Server. Solo las RDS CAL requieren instalación y activación en el rol de licencias.
Plantilla de pedido lista para copiar
- “Windows Server 2022 User CAL — Cantidad: _”
- “Remote Desktop Services RDS 2022 User CAL — Cantidad: _ (si aplica)”
Con este marco, podrás dimensionar, comprar y poner en marcha tus CAL de usuario para Windows Server 2022 con seguridad y sin sorpresas.