Un servidor de impresión bien configurado reduce el caos de controladores duplicados, baja el tráfico en la red y facilita la vida al equipo de soporte. A continuación encontrarás una guía exhaustiva —paso a paso y con buenas prácticas— para implementar Print Management en Windows Server, añadir impresoras y controladores, y reemplazar dispositivos manteniendo el mismo nombre DNS e IP sin interrumpir a los usuarios.

Requisitos previos y planificación

Antes de tocar la consola, valida estos puntos:

• Versión de Windows Server: 2016 o posterior para aprovechar V4 drivers y Point‑and‑Print reducido.
• Roles instalados: Print and Document Services > Print Server. Agrega el Role Service LPD solo si aún convives con sistemas UNIX/Linux que envían trabajos via LPR/LPD.
• GPO de seguridad: define con antelación la política de Point‑and‑Print (ruta GPO → Computer Configuration → Policies → Admin Templates → Printers) para limitar quién puede instalar controladores y de qué servidores los descarga.
• DHCP y DNS: reserva la IP de cada impresora e incluye un alias CNAME legible (ej. imp‑marketing), de modo que un cambio de dispositivo no requiera actualizar scripts ni GPO.
• Firmware & certificados: actualiza las impresoras a la última versión y, si vas a publicar la cola vía IPP sobre HTTPS, instala un certificado de dispositivo emitido por tu CA corporativa.

Alta de impresoras en el servidor

1. Abrir la consola Print Management
   Pulsa Win+R, escribe printmanagement.msc y presiona Enter.
2. Agregar el servidor que se gestionará
   Clic derecho en Print Management → Add/Remove Servers. Si estás localmente en el servidor basta con Add the Local Server; si administras otro equipo a distancia, añade su nombre FQDN.
3. Crear la primera cola de impresión
   En el árbol expande Print Servers > NOMBRE_SERVIDOR, clic derecho en Printers → Add Printer. El asistente ofrece dos rutas:
     
   • Buscar impresora en red: detecta vía WS‑Discovery o SNMP. Útil en entornos pequeños.
   • Crear puerto TCP/IP: método recomendado en producción para tener control absoluto. Introduce la IP o DNS de la impresora y selecciona Standard TCP/IP Port. Desmarca Query the printer and automatically select driver para elegir manualmente el controlador.
   Tras definir el puerto, asigna nombre y descripción (usa convenciones: área‑planta‑color/blancoynegro‑A3/A4‑duplex, etc.). Finaliza el asistente.
4. Publicar en Active Directory (opcional)
   En Propiedades de la impresora → Sharing, marca List in the directory. Así los usuarios pueden agregarla desde “Buscar impresoras…”.

Instalación y reutilización de controladores

Minimizar el número de drivers reduce conflictos y simplifica la sustitución de modelos. Procede así:

1. En la consola, expande Print Servers → NOMBRE_SERVIDOR → Drivers.
2. Clic derecho → Add Driver… y sigue el asistente.
   
   • Architecture: x64 exclusivamente; evita x86 salvo que realmente sigas soportando equipos de 32 bits.
   • Driver type: prioriza Type 4 (V4) universales. Si tu parque aún requiere funcionalidades finas (acabados, grapado) que el V4 no expone, instala el V3 del fabricante firmado.
3. Una vez importado, el paquete queda en %WinDir%\System32\DriverStore\FileRepository. Esto permite que futuras colas reutilicen el mismo controlador sin reimportarlo.

Recuerda: el mismo driver puede asociarse a decenas de colas; solo conserva en el servidor las versiones certificadas y auditadas.

Sustitución de impresoras manteniendo Hostname/IP

Cuando llega el fin de vida de un dispositivo y lo remplazas por un modelo más nuevo, mantén el punto de acceso (hostname o IP) para evitar reconfigurar usuarios. Sin embargo, hay detalles críticos que revisar:

Escenario de cambio	Qué revisar	Pasos recomendados
Actualización de modelo (mismo hostname/IP)	Compatibilidad del driver y opciones avanzadas (bandejas, finalizadores)	Importa el nuevo driver en Drivers si no existe. En la cola existente: Propiedades → Advanced → cambia el driver. No toques nombre ni puerto. Valida pestaña Device Settings; ajusta bandejas y accesorios para que coincidan con el nuevo hardware.
Reemplazo físico (nuevo equipo, mismo hostname/IP)	Reserva DHCP (nueva MAC) y certificados HTTPS/IPP	Actualiza la reserva DHCP con la MAC del dispositivo nuevo o, si usas IP fija, duplica la antigua. Si utilizas DNS dinámico, comprueba que el registro A/CNAME apunta correctamente. Carga o actualiza el driver si cambias de marca o de tecnología (p.ej. de PCL 6 a PostScript). Reinicia el servicio Spooler o el servidor fuera de horario para liberar trabajos atascados.

Internals: qué ocurre en los clientes

• La cola de impresión se identifica por un GUID interno en el servidor. Cambiar el driver en la pestaña Advanced no altera ese GUID, por lo que las conexiones existentes siguen siendo válidas.
• Cuando el usuario envía el primer trabajo tras el cambio, Windows compara la versión del driver; si detecta novedad, descarga automáticamente el paquete desde \\SERVER\print$\.
• Si despliegas impresoras con GPO, Intune o SCCM, asegúrate de no anclarte a un Package ID específico. Es mejor basarse en el nombre de la cola o en la ruta UNC (\\server\imp‑marketing).

Buenas prácticas avanzadas

Seguridad y mantenimiento

• Restricciones de Point‑and‑Print: limita la instalación de controladores a administradores o a grupos firmados; evita “Package Point and Print – Approved Servers = *”.
• Aislamiento del spooler: en servidores críticos, separa el rol Print Server en una VM dedicada para reducir la superficie de ataque (vital tras vulnerabilidades como PrintNightmare).
• Actualizaciones: aplica parches acumulativos de Windows Server mensualmente; muchos incluyen fixes al spooler y drivers de clase.
• Supervisión SNMP/IPP: usa tu herramienta de monitorización (Zabbix, PRTG, SCOM) para alertar por falta de tóner, tambores o atascos antes de que los usuarios se quejen.

Alto rendimiento y alta disponibilidad

• Spool en disco dedicado: almacena %SystemRoot%\System32\spool en una unidad rápida (SSD o NVMe) para colas de cientos de MB.
• Cluster Print Server: opcional en entornos exigentes; requiere almacenamiento compartido para el spool y nombres de red virtuales (VIP) para las colas.
• Balanceo Round Robin DNS: no recomendado; las sesiones SMB de impresión no son idempotentes.

Scripts y automatización PowerShell

El módulo PrintManagement permite versionar la configuración:

Get-Printer -ComputerName PRNT‑SRV | Export‑Csv C:\backup\printers.csv
Add‑PrintDriver -Name "HP Universal Printing PCL 6" -InfPath "C:\Drivers\...\hpcu118.inf"
Set‑Printer -Name "IMP‑RRHH‑A4" -DriverName "HP UPD PCL 6 v8‑X64"

Versiona estos scripts en Git y lánzalos via Azure DevOps o Jenkins para CI/CD de infra on‑prem.

Pruebas antes de la migración definitiva

Clona la cola en un servidor de pruebas o crea un puerto secundario apuntando a la nueva IP en “modo sombra”. Envía documentos PDF, Word, Excel y verifica:

• Duplex, escalado y márgenes.
• Finalizador: grapado, perforación.
• Colores corporativos (evita que cambien por un driver GDI incorrecto).
• Tiempo de procesado en spool: no debe multiplicarse.

Solo tras validar todo sincroniza hostname/IP y cambia el driver en producción.

Resolución de problemas frecuentes

Los usuarios reciben «Driver unavailable» tras el cambio El paquete del driver no está marcado como Package-aware o no coincide la firma. Reimporta un controlador V4 certificado. Los trabajos se quedan en Spooling Pueden existir DLL antiguas en C:\Windows\System32\spool\drivers\x64\3. Limpia la carpeta, reinstala drivers y reinicia el Spooler. La impresora imprime símbolos o basura Driver equivocado (PCL vs PostScript). Cambia al controlador correcto o habilita la emulación PostScript en el panel del dispositivo.

Checklist post‑implementación

• Backup de colas y controladores con PrintBRM.exe -B -S PRNT‑SRV -F \\NAS\backups\PrintServer.psf.
• Documenta IP, DNS, modelo, fecha de compra y fin de garantía en CMDB.
• Programa tarea semanal para vaciar trabajos huérfanos (> 7 días) del spool.
• Envía encuesta a los usuarios clave para validar que la nueva impresora cumple las expectativas de calidad y velocidad.

Conclusiones

Configurar un servidor de impresión corporativo no se limita a “añadir una impresora”. La clave está en la estandarización de drivers, planificación de nombres e IP, y la automatización que garantice una migración transparente cuando inevitablemente cambies de dispositivo. Siguiendo los pasos anteriores podrás reducir tiempos de soporte, evitar reinstalaciones masivas y asegurar que la continuidad del negocio no dependa de una sola impresora.